Für die Einführung eines Interaktiven Prozessmanagementsystems haben wir ein Vorgehensmodell entwickelt, welches uns hilft unsere Kunden effizient zu gelebtem Prozessmanagement zu begleiten. Es umfasst die Phasen
- Q.Wiki Anpassung und Implementierung
- Organisatorische Einführung und Verankerung
- Inhaltliche Gestaltung und Prozessmanagement sowie
- Service und Review.
Q.Wiki Anpassung und Implementierung
In der ersten Phase passen wir Ihnen das Q.Wiki an Ihre speziellen Anforderungen an. Dies umfasst beispielsweise die Anpassung an die Corporate Identity wie auch die Einrichtung eines individuellen Rechtemanagements oder eine Anbindung an die vorhandene Rechte-Infrastruktur. Aber auch funktionale Wünsche, Anbindungen an andere Systeme wie SAP oder die Integration von Systemen wie beispielsweise des Content-Managements des Intranets oder des Internets findet in dieser Phase statt. Außerdem umfasst diese Phase das Aufsetzen des Q.Wiki auf einem Ihrer virtuellen Server (meist IIS oder Linux mit Apache-Server).
Organisatorische Einführung und Verankerung
Ein Ziel des Q.Wiki ist es, dass Inhalte nicht nur Top-Down gefordert, sondern auch aus Eigenmotivation erstellt und gepflegt werden. Dies erfordert ein sensibles Vorgehen. Zu diesem Zweck identifizieren wir Wiki-Rollen im Unternehmen entsprechend der Persona-Methode. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass es ausreichend Fürsprecher und Kompetenzträger an den richtigen Positionen im Unternehmen gibt, die eine Multiplikatorwirkung erzielen können. Je nach Unternehmenstyp setzen wir das so genannte Kommunikationsportfolio ein, um die Multiplikatorwirkung prognostizieren zu können. Auf der anderen Seite schaffen wir gemeinsam mit Ihnen eine Struktur, mit welcher die Inhalte Top-Down gepflegt werden z.B. aus den regelmäßigen Führungskreis-Sitzungen heraus. Prägnante Kurzschulungen der Führungskräfte, Administratoren und Autoren schließen diese Phase ab.
Inhaltliche Gestaltung und Prozessmanagement
Ein leeres Wiki ist wertlos. Weitere Erfolgsfaktoren bei einem Unternehmenswiki sind daher eine gute Grundfüllung mit hochwertigen, inkrementell änderbaren Inhalten und eine hervorragende Struktur der Inhalte. Falls Sie noch keine intuitiv verständliche Prozesslandkarte haben, erarbeiten wir gerne gemeinsam eine geeignete Grafik, die als Navigationsebene fungiert. Bei vielen Kunden hat sich da die Struktur des Aachener Qualitätsmanagement-Modells als eine sehr gute Grundstruktur bewährt. Hochwertige Inhalte sind nach unserem Verständnis mitarbeiternah, d.h. kochrezeptartig einfach modelliert, angereichert mit Erfahrungswerten der Mitarbeiter. Wir empfehlen für arbeitsplatzübergreifende Abläufe die Swimlane-Darstellung. Generell zeigt unsere Erfahrung, dass eine stichpunktartige Modellierung der Prozesse und Arbeitsanweisungen wichtig ist, da Fließtexte nicht kleinschrittig verändert werden können, wie es für gelebtes und interaktives Prozessmanagement erforderlich ist.
Der nächste Schritt ist die Überführung aller Inhalte aus meist mehreren Systemen und Orten im Unternehmen in das Q.Wiki. Dabei unterstützen wir Sie bei der Überführung, der Bewertung der Inhalte in Workshops sowie der Bewertung und Verbesserung der Form der Inhalte hinsichtlich Mitarbeiternähe und Alltagstauglichkeit. Vorlagen aller Art werden als Dateien im Wiki an die entsprechende Stellen in den Prozessen eingehangen und an allen anderen Stellen gelöscht. Ebenso werden alle „konkurrierenden Individuallösungen“ von Abteilungen und einzelnen Mitarbeitern im Unternehmen, gelöscht.
Service und Review
Gerade bei Software, welche in ihrem Ursprung frei zugänglich ist, ist ein verlässlicher Support und Service von hohem Wert. Wir bieten daher technischen und inhaltlichen Support zu Ihrem Q.Wiki an. Da wir an Ihrem langfristigen Erfolg interessiert sind, bieten wir Ihnen an, in regelmäßigen Abständen die Inhalte des Q.Wiki vor Ort zu bewerten, zu bereinigen und Hilfestellung technischer, inhaltlicher oder struktureller Art zu geben.