Leistungsportfolio

Die Modell Aachen GmbH ist auf Interaktive Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie spezialisiert. Unsere Kunden schätzen es, dass wir Software- und Beratungskompetenz unter einem Dach bündeln.

Bei unseren Managementsystemen stehen der Best-Practice Ansatz, dezentrales Prozessmanagement und eine gestärkte Eigenverantwortung der Mitarbeiter im Vordergrund. Das Ergebnis der Zusammenarbeit mit unseren Kunden ist eine stabile und dynamische Organisation, in welcher alle organisatorischen Erfahrungen genutzt werden und das Managementsystem Bestandteil des Alltags aller Mitarbeiter ist. Wir sprechen von einem gelebten und interaktiven Managementsystem, wenn jeder Mitarbeiter täglich das Wiki nutzt und sich regelmäßig einbringt - nicht aus Zwang, sondern freiwillig.


Typische Ausgangssituationen

Prozessorientierte Managementsysteme leiden in vielen Unternehmen unter großem Akzeptanzmangel und sind kein integraler Bestandteil des Arbeitsalltags aller Mitarbeiter.
Häufig treffen wir folgende Szenarien bei Kunden an:

Jedes Unternehmen hat ein Managementsystem, wenngleich kein dokumentiertes. Denn in allen funktionierenden Organisationen existieren Ziele, Erwartungen, Absprachen, bewährte Abläufe und Verantwortlichkeiten. Viele, selbst kleine Unternehmen, haben jedoch erkannt, dass eine schriftliche Fixierung von Absprachen und Vorgaben zu einer nachhaltigen Unternehmensführung und einer verbesserten Zusammenarbeit beitragen.

Managementsysteme sind daher ein wertvolles Führungsinstrument, können jedoch auch für Zertifizierungen nach z.B. ISO 9001, TS 16949 genutzt werden oder als Informations- und Kollaborationsplattform ausgestaltet sein.

Nachweismanagementsysteme zeichnen sich dadurch aus, dass kontinuierlich Beschlüsse gefasst und Erfahrungswerte in der Organisation gesammelt werden, ohne sie unmittelbar zu dokumentieren. Da der Alltagswert des Managementsystems nicht erkannt wird und häufig auch die Hürde der Dokumentation(-sänderung) zu hoch ist, bringen die Entscheider und Wissensträger die neuen Informationen nicht in das Managementsystem ein.

Erst einige Zeit später wird die entstandene Abweichung zwischen Realität und Abbildung im Managementsystem erkannt, meist durch eine zentrale Stelle wie der QM- oder Prozessmanagement-Abteilung, beispielsweise in einem internen Audit. Anschließend wird diese Abweichung z. B. durch einen Prozessaufnahme-Workshop korrigiert. Das Ergebnis ist eine Managementsystemdokumentation, die stets der Realität hinterherhinkt und daher als Informationsportal für die Mitarbeiter im Alltag kaum von wert ist. Das führt dazu, dass die Beteiligten aus eigener Motivation heraus nicht bereit sind, es mitzugestalten und mitzupflegen. Damit ist der Teufelskreis eines Nachweismanagementsystems geschlossen. Das Ziel dieser Managementsysteme ist meist ein Zertifikat mit minimalem Aufwand zu erhalten. Deshalb wird die Dokumentation so generisch und allgemeingültig wie möglich gehalten, damit Änderungen nur selten erforderlich sind, um ein Zertifikat oder einen anderen Nachweis gegenüber Dritten erbringen zu können. Das führt unweigerlich dazu, dass die Inhalte der Managementsystemdokumentation noch weniger den Alltag der Mitarbeiter tangieren und der Teufelskreis weiter verstärkt wird.

Unter Expertensystemen verstehen wir Prozessplanungstools und BPM-Werkzeuge, mittels derer auch ein prozessorientiertes Managementsystem aufgebaut werden kann. BPM-Tools werden häufig mit einem starken Planungscharakter eingesetzt. Da es sich um Expertensysteme handelt, sind nur wenige Mitarbeiter in der Lage ohne explizite Schulung die Prozessmodellierung vorzunehmen. Gleichzeitig ist auch der Adressatenkreis, der die Information im Alltag abfragt, meist wiederum nur ein kleiner Expertenkreis. Da viele Mitarbeiter diese Form des Managementsystems auf Grund seiner Komplexität nicht als Informationsportal nutzen, findet auch keine Rückkopplung von den Mitarbeitern in das System statt.

Da Anwender von Expertensystemen damit rechnen müssen, nur wenig oder keine Rückkopplung im Sinne eines soziotechnischen Regelkreises zu erhalten, ist die Planungsfunktionalität des Expertensystems von besonderer Bedeutung. Als logische Konsequenz werden Expertensysteme mit vielen Funktionalitäten angereichert, um die Planungsqualität der Prozessplanung zu verbessern. So können Prozessinkonsistenzen, Informationsquellen, Informationssenken, Engpässe, etc. identifiziert und im Vorfeld planerisch optimiert werden. Die umfangreiche Funktionalität verstärkt allerdings den Effekt, dass das Tool für viele Mitarbeiter zu komplex als Informationsportal und zum Editieren ist.

Die große Herausforderung besteht nach der Planung im Expertensystem jedoch darin, die Prozesse im Alltag aller Mitarbeiter zu etablieren. Da die Prozesse aufgrund des geringen Einbeziehungsgrades typischerweise nicht durch breite Akzeptanz geprägt sind, ist eine Implementierung der Prozesse im Wesentlichen nur durch Zwang zu erreichen. Dieser Zwang kann sehr gut durch IT-Systeme, wie z. B. Warenwirtschaftssysteme, ausgeübt werden. Daher eignen sich Expertensysteme sehr gut für die Planung und Implementierung von diskreten, algorithmisch abbildbaren Prozessen, die nach ihrer Planung in Workflowsystemen hartverdrahtet werden. Nicht geeignet sind sie zur Abstimmung und Entwicklung von sozialen und kreativen Prozessen.


Die Lösung: Interaktive Managementsysteme

Interaktive Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie sind eine Symbiose aus integrierten Managementsystemen und prozessorientiertem Wissensmanagement. Sie zeichnen sich, unter anderem, durch folgende Eigenschaften aus:

Die mangelnde Akzeptanz von Nachweismanagementsystemen als Informationsportal ist darauf zurückzuführen, dass die beinhalteten Informationen veraltet und in einem zu geringen Detaillierungsgrad vorliegen. Sie liefern keine Lösungen für die Probleme des Alltags. Der Grundgedanke Interaktiver Managementsysteme ist daher, stets aktuelle und detaillierte Informationen zur Verfügung zu stellen und somit eine Integration der Managementsystemdokumentation in den Alltag der Mitarbeiter zu erreichen.

Die Aktualität der Managementsystemdokumentation kann nur dann konsequent sichergestellt werden, wenn ein Beschluss oder auch ein gemachter Erfahrungswert und dessen Dokumentation stets synchron, d. h. zeitgleich, stattfinden. Dadurch ist ein Interaktives Managementsystem ein tagesaktuelles Abbild der Organisation und auf diesem Wege ein hochwertiges Informationsportal in Prozessstruktur für alle Mitarbeiter. Diese Synchronität kann jedoch nur erreicht werden, wenn die Dokumentation dezentral dort stattfindet, wo Beschlüsse gefasst oder Erfahrungswerte gemacht werden. So steht die Synchronität mit der Dezentralisierung in einem engen Zusammenhang.

Zur Dezentralisierung eignet sich die Web 2.0 Wiki-Technologie hervorragend, welche ein Mitwirken aller Leser explizit begünstigt (vgl. Wikipedia). Auf dem Unternehmensserver installiert, können die Inhalte nicht nur von allen Mitarbeitern gelesen sondern auch modifiziert werden. Sie brauchen dazu weder eine spezielle Autorenlizenz noch in eine andere Ansicht zu wechseln. Damit eine dezentrale Gestaltung und Pflege der Inhalte tatsächlich stattfindet, muss der Nutzen des Einzelnen größer sein, als der Aufwand Veränderungen im Wiki vorzunehmen. Daher fokussieren wir bei Modell Aachen geradezu militant auf Einfachheit und Akzeptanz - und darin sehen unsere Kunden eine unserer großen Stärken.

Die Dezentralisierung hat dabei vor allem zum Ziel, einen hohen Detaillierungsgrad der Informationen bei hoher Aktualität und Relevanz sicherzustellen, damit sie einen Mehrwert für den Mitarbeiter im Alltag darstellen. Das Prozessmanagement erhält dadurch den Charakter eines prozessorientierten Wissensmanagements. Dieser hohe Detaillierungsgrad kann jedoch nicht von einer zentralen Stelle gewährleistet werden, da ihr das Detailwissen und die Kapazität fehlen.

Ein häufiger Vorbehalt gegenüber Wikis ist, dass die beinhalteten Informationen nicht verlässlich sind. Deshalb unterliegen alle Seiten unserer Software Q.wiki - Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Infoseiten etc. - einem Freigabeworkflow, so dass die Informationen verlässlich und die volle Interaktivität eines Wikis möglich sind. Der Freigabeworkflow ist dabei frei konfigurierbar. Auch wenn die Wiki-Technologie von dem Grundgedanken ausgeht, dass alle Nutzer alle Inhalte einsehen und auch alle Inhalte modifizieren können, ist das beim Q.wiki nicht zwangsläufig der Fall. So können Bereiche und auch einzelne Seiten des Q.wiki dezidierten Rechten unterliegen.

Die dezentrale Dokumentation führt gleichzeitig zu der Option nicht nur vorgabegetrieben, sondern auch partizipativ zu führen, da nun ein Forum für Partizipation geschaffen ist. Dies hat mehrere positive Effekte. So steigt erstens die Akzeptanz der Prozesse und auch der Prozessdokumentation, wenn sie maßgeblich von den Betroffenen mitgestaltet sind. Zweitens zeigen mehrere Modelle der Motivationstheorie, dass Partizipation einen signifikanten Einfluss sowohl auf die Akzeptanz von Vorgaben als auch auf die Motivation haben. Dieser Effekt ist in der nun heranwachsenden Mitmach-Generation - oder auch Generation-Y genannt - von noch größerer Bedeutung, welche ein unhinterfragtes Ausführen von Vorgaben kaum noch akzeptiert.

Wenn wir bei Modell Aachen von Integration sprechen, meinen wir damit nicht integrierte Managementsysteme, denn die Integration unterschiedlicher Managementsysteme ist für uns selbstverständlich. Vielmehr geht es um die technische und organisatorische Integration der Managementsystemdokumentation in den Arbeitsalltag aller Führungskräfte und Mitarbeiter.

Für die organisatorische Integration ist es beispielsweise von zentraler Bedeutung, dass die Managementsystemdokumentation Bestandteil der Besprechungskultur wird, da in Besprechungen die meisten Beschlüsse gefasst und Erfahrungswerte kommuniziert werden. Das bedeutet, dass in jeder Besprechung das Wiki am Beamer oder auf dem Bildschirm geöffnet ist. Sobald etwas besprochen wird, was einen Ablauf, eine Verantwortlichkeit oder einen Erfahrungswert tangiert, ist es unmittelbar in das Wiki an geeigneter Stelle einzubringen. Auf diese Weise werden rein mündliche Absprachen reduziert und die Gesprächsresultate nachhaltiger.

Unter technischer Integration verstehen wir die IT-technische Systemintegration des Managementsystems. Auf diese Weise wird eine enge Bindung zwischen Produktivsystemen (z. B. SAP) und der beschreibenden Managementsystemdokumentation hergestellt. Die Open Source Web 2.0 Wiki-Technologie eignet sich hervorragend zur Systemintegration, um eine Klammer um die verwendeten Systeme zu bilden. Die Managementsystemdokumentation wird so zum prozessorientierten Navigationssystem des Mitarbeiters, in welchem er Zugriff auf alle Informationen, Dateien und Programme in erforderlicher Chronologie hat.


Ihr Nutzen

  • Stabile Prozesse - alle Mitarbeiter setzen konsequent den Best Practice um
  • Wirksames Management - führen Sie nachhaltig, partizipativ und akzeptiert
  • Beschleunigte Prozesse - Durchlaufzeiten reduzieren und Durchsatz steigern
  • Veränderungen beherrschen - neue Spielregeln stehen sofort an zentraler Stelle zur Verfügung
  • Ziele erreichen - das Managementsystem zur Unternehmenszielerreichung nutzen
  • Wissen nutzen - nutzen Sie das Wissenskollektiv aller Mitarbeiter
  • Suchzeiten minimieren - Informationen schnell finden durch aktuellste Suchtechnologie
  • Nachhaltig führen - Wiederholdiskussionen reduzieren und Klarheit schaffen
  • Abläufe harmonisieren - Prozesse über Abteilungen, Standorte und Länder standardisieren
  • Schwarmintelligenz nutzen - die besten Ideen und Abläufe setzen sich durch

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