5 Gründe, warum Sie Ihre Prozesse digitalisieren sollten

Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, führt kaum noch ein Weg an der Digitalisierung der wertschöpfenden Kernprozesse vorbei – das haben die meisten Unternehmen längst erkannt. Doch auch in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen abseits der Wertschöpfungskette liegt ein riesiges Potenzial! Mindestens 5 gute Gründe sprechen dafür, dass Sie all Ihre Prozesse digitalisieren sollten:

 

1. Digitale Prozesse sind krisensicher.

Spätestens seit der Corona-Pandemie hat Business Continuity Management – kurz BCM – stark an Relevanz gewonnen. Digitalisierte Geschäftsprozesse unterstützen Unternehmen im Krisenfall maßgeblich dabei, handlungsfähig zu bleiben: Das gesamte Team kann standortunabhängig und ohne Medienbrüche auf alle relevanten Informationen zugreifen.

 

2. Digitale Prozesse sind besonders anwenderfreundlich.

Da sämtliche Prozesse und Informationen in einem zentralen Tool vereint sind, ist es viel einfacher, diese durchzuführen oder zu bearbeiten. Alle Inhalte finden Sie über die Stichwortsuche in kürzester Zeit und filtern diese nach beliebigen Kriterien.

 

3. Digitale Prozesse sind lückenlos nachverfolgbar.

Managementanforderungen, wie die strukturierte Nachverfolgbarkeit oder die anforderungsgerechte Archivierung von Daten, werden automatisiert umgesetzt.

 

4. Digitale Prozesse steigern die Prozesstreue.

Über den hinterlegten Workflow sind alle Verantwortlichkeiten klar definiert: Der Workflow lenkt die zuständigen Mitarbeiter zielgerichtet durch jeden einzelnen Prozessschritt. Die verantwortlichen Personen werden automatisch benachrichtigt – das stellt den Informationsfluss sicher.

 

5. Digitale Prozesse bieten die ideale Grundlage für Optimierungen.

Sämtliche Daten werden automatisch erfasst. So können Sie beispielsweise die Nutzungshäufigkeiten Ihrer Prozesse oder die Wartezeiten von Freigabestufen messen und somit Stolpersteine und Optimierungspotenziale identifizieren.

 

Der Digitalisierungs-Quick-Check: Welche Prozesse sollten Sie zuerst digitalisieren?

 

Die flächendeckende Prozessdigitalisierung birgt also einen echten Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen – soweit die Theorie. In der Praxis stellt sich nun aber noch die Frage: Wo und wie fange ich am besten an zu digitalisieren? Die Entscheidungsgrundlage liefert Ihnen der sogenannte „Digitalisierungs-Quick-Check“: ein mehrstufiges Modell, das die RWTH Aachen und die Modell Aachen GmbH in einem gemeinsamen Forschungsprojekt entwickelt und erprobt haben. Das Projekt ProMiDigit (01IS20035) wird im Förderprogramm IKT vom BMBF gefördert.

Der Digitalisierungs-Quick-Check ist ein wichtiges Puzzleteil Ihrer Digitalisierungsstrategie. Er hilft Ihnen dabei, die nächsten Schritte auf dem Weg zu schnelleren, günstigeren und qualitativ hochwertigeren Arbeitsabläufen zu identifizieren. So erarbeiten Sie mit dem Quick-Check selbstständig die Basis für die digitale Transformation Ihrer Geschäftsprozesse.

Digitalisierungs-Quick-Check: Die 5 Schritte der Prozessdigitalisierung

 

  • Schritt 1: Identifizieren und sammeln Sie sämtliche Prozesse.

Wenn in Ihrem Unternehmen bereits ein dokumentiertes Managementsystem existiert, haben Sie schon einen guten Überblick über Ihre Geschäftsprozesse. Ansonsten identifizieren Sie diese am besten, indem Sie

  • ein strukturiertes Brainstorming durchführen,
  • die Aufgabenfelder entlang des Organigramms analysieren oder 
  • alle im Unternehmen verwendeten Formulare zusammentragen.

Die Identifikation der Prozesse ist mit diesem ersten Schritt jedoch keineswegs abgeschlossen. Ganz im Gegenteil: Je intensiver Sie sich mit der Digitalisierung beschäftigen, desto mehr digitalisierbare Prozesse identifizieren Sie im Arbeitsalltag.

 
  • Schritt 2: Bewerten Sie den Digitalisierungsgrad Ihrer Prozesse.

Der Digitalisierungsgrad reicht von komplett analogen Prozessen auf Papier-Basis bis hin zu Arbeitsabläufen, die bereits digital verfügbar sind oder sogar vollständig über einen digitalen Workflow gesteuert werden. Die Bewertung ist ein erster Indikator dafür, in welchen Prozessen noch Digitalisierungspotenzial steckt.

 
  • Schritt 3: Stellen Sie Kosten und Nutzen der Prozessdigitalisierung gegenüber.

Den Nutzen sollten Sie sowohl nach qualitativen als auch nach quantitativen Kriterien bewerten. Wichtige Metriken sind beispielsweise, wie häufig ein Prozess durchgeführt wird, wie hoch das zeitliche sowie finanzielle Einsparpotenzial und wie groß der organisatorische Leidensdruck im Zusammenhang mit einem bestimmten Prozess ist. Bei den Kosten berücksichtigen Sie einerseits den finanziellen Aufwand für die Digitalisierung selbst, aber auch die Kosten für anschließende Schulungen und Co.

 
  • Schritt 4: Priorisieren Sie Ihre Prozesse.

Mithilfe der Gegenüberstellung von Nutzen und Kosten lassen sich Ihre Prozesse nun ganz einfach für die Digitalisierung priorisieren.

 
  • Schritt 5: Digitalisieren Sie Ihre Prozesse.

Jetzt kann die Prozessdigitalisierung losgehen! Achten Sie darauf, nicht zu viele Prozesse gleichzeitig anzugehen, damit Sie immer zu einem qualitativ hochwertigen Ergebnis gelangen. Den Digitalisierungs-Quick-Check sollten Sie dabei fortlaufend aktualisieren, sodass er den Fortschritt der Prozessdigitalisierung in Ihrem Unternehmen aufzeigt.
 



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