No-Code-Digitalisierung von Prozessen

Warum Digitalisierung? – Stabile, effiziente, rückverfolgbare, auswertbare Prozesse

Ein Geschäftsprozess ist gut erarbeitet, beschrieben und geschult. Spätestens jetzt stellt sich die Frage: Wie stabilisieren wir den Prozess weiter und gestalten ihn noch effizienter? Organisatorische Lösungen stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Eine Software muss her, die sicherstellt, dass …

1.    alle erforderlichen Informationen zum richtigen Zeitpunkt vollständig am richtigen Ort vorliegen.
2.    der Arbeitsfluss optimiert, rückverfolgbar und auswertbar ist.

Diese Digitalisierung von Prozessen mithilfe von Software ist schon seit den 90er Jahren gängige Praxis. Warum sind dann nicht alle Geschäftsprozesse digitalisiert, obwohl kaum noch jemand am Potenzial softwareunterstützter Prozesse zweifelt?

 

Warum ist noch nicht alles digitalisiert? – Engpass IT

Keine Fachabteilung war bislang in der Lage, beispielsweise ERP-Systeme wie SAP und Navision oder CAQ-Systeme selbstständig einzuführen und an individuelle Anforderungen anzupassen. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erforderte immer die intensive Unterstützung der eigenen IT oder externer Dienstleister – IT-Mitarbeiter wurden so zum Flaschenhals der Prozess-Digitalisierung. Gerade administrative Prozesse abseits der Kernprozesse sind deswegen selbst in größeren Unternehmen kaum digitalisiert – geschweige denn automatisiert.

Aufgrund des IT-Engpasses versuchen viele Qualitätsmanager und Fachabteilungen, ihre Geschäftsprozesse mit eigenen Mitteln zu stabilisieren und effizienter zu gestalten. Häufig fällt die Wahl dabei auf Word-, Excel- oder PDF-Formulare, die ausgedruckt oder per Email versendet werden – ein gängiger, aber schwacher Workaround. Denn das sorgt zwar dafür, dass relevante Informationen an den organisatorischen Schnittstellen größtenteils vorhanden sind. Jedoch sind die Vorgänge im Unternehmen weiterhin weder rückverfolgbar noch auswertbar; Informationsflüsse gezielt zu steuern, ist kaum möglich.


Die Lösung: No-Code-Digitalisierung

Mit dem Workflow Generator in Q.wiki ist die Modell Aachen GmbH einer der Vorreiter in der No-Code-Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Ohne eine Zeile Quellcode und ohne IT-Kompetenz ist es Fachabteilungen möglich, selbst komplexe Geschäftsprozesse eigenständig zu digitalisieren und in einer Applikation abzubilden. Die zentrale Freigabe frisch digitalisierter Arbeitsabläufe sorgt für weiterhin verlässliche Prozesse mit hoher Prozessqualität.

Im Grundsatz fußt der Workflow Generator auf drei Elementen:

1.    Eingabemasken/HTML-Formulare
2.    Workflows
3.    Übersichten

Sowohl die Eingabemasken als auch die Workflows und Übersichten lassen sich per Drag and Drop  zusammenfügen. Die einfache Usability und die herausragende Nutzerführung machen den entscheidenden Unterschied zwischen dem Workflow Generator als No-Code-Plattform und bestehenden Systemen aus. Besonders deutlich wird das im direkten Vergleich.
 

No-Code-Digitalisierung vs. Datei mit Workflow im DMS

Wir werden häufig gefragt, ob ein einfaches Dokumenten-Management-System (DMS) nicht den gleichen Effekt erziele wie unsere No-Code-Lösung? Schließlich bestehe auch hier die Möglichkeit, Formularen einen Workflow zu hinterlegen. Doch hier gibt es essenzielle Unterschiede – sowohl das Formular als auch den Workflow dahinter betreffend!

So bietet der Workflow Generator die Möglichkeit, alle Formularfelder einzeln auszuwerten und abzufragen sowie mit individuellen Lese- und Schreibrechten zu versehen. Zudem können Dateien beliebig an einen Vorgang angehängt und verwaltet werden – ebenso Aufgaben, die sich professionell steuern lassen. 

Auch hinsichtlich der Workflows bietet der Workflow Generator Vorteile in Funktionsumfang und Logik. So können Bedingungen, Nutzer und Rollen beispielsweise abhängig von Formulareinträgen sein. Denkbar einfach lassen sich Rechte und Informationsflüsse präzise definieren und wirken sich dann beispielsweise auf die persönliche Seite in Q.wiki der jeweiligen Adressaten aus.
 

Aus der Praxis: Anwendungsbeispiele

Einige Workflows, die mit dem Workflow Generator bereits zu praktikablen Applikationen in Q.wiki ausgestaltet wurden:
 

  • Schulungsmanagement (DSGVO, IT-Security, Arbeitssicherheit, …)

  • Messeorganisation

  • Bewerbermanagement und Onboarding

  • Projektanträge

  • Betriebliches Vorschlagswesen

  • Messmittelverwaltung

  • Investitionsanträge

  • Reklamationsmanagement, wie Sie dieses optimal mit Q.wiki abbilden erfahren Sie im Artikel Reklamationsmanagement mit Q.wiki".

  • Meldungen von Unfällen und Verletzungen

  • Reisekostenabrechnungen

  • Urlaubsanträge

  • Mini-CRM-System

  • Verfahrensverzeichnis (DSGVO)

  • IT-Inventarisierung und -Assets 

  • Chancenmanagement

  • Seminaranmeldungen

 


Für die Praxis: Vorlagen für Applikationen

Viele Vorgänge wie Urlaubsanträge, Verfahrensverzeichnis und Co. laufen überall ähnlich ab – warum also sollte jedes Unternehmen seine eigene Applikation dafür bauen? Folgerichtig stellen wir die Best Practices im Workflow Generator als Vorlagen zur Verfügung. Ähnlich wie in einem App-Store wählen unsere Kunden einfach die gewünschte Vorlage aus und passen diese beliebig an die eigenen Gegebenheiten an. Das liefert einerseits wertvolle Anregungen und ermöglicht es gleichzeitig, die App sofort in Betrieb zu nehmen. Alle Vorlagen können Q.wiki-Kunden testweise ausprobieren und umkonfigurieren – und zwar gratis. Kosten fallen erst mit der produktiven Nutzung einer Applikation an.

 

Unschlagbare Argumente: wenig Aufwand und viel Agilität

Prozesse mit geringem Aufwand digitalisieren – das haben in der Vergangenheit schon etliche Software-Anbieter versprochen. Umfassende Plattformen wie Microsoft Sharepoint oder Low-Code-Plattformen wie Intrexx sind zwar funktional mächtig, aber bei weitem nicht so schnell und einfach zu konfigurieren, wie es die Werbung suggeriert. Deshalb ist unser Anspruch:
 

  • Einfach – jeder Mitarbeiter, der mit Office-Software umgehen kann, kann mit dem Workflow Generator ohne Schulung Prozesse digitalisieren bzw. Applikationen bauen.
  • Schnell – die erste kleine Applikation gestaltet ein ungeübter Nutzer binnen einer Stunde; geübte Nutzer gestalten selbst hochkomplexe Applikationen in weniger als acht Stunden.


Eine weitere Innovation des Workflow Generators: Auch bereits produktive Applikationen, durch die bereits etliche Vorgänge hindurchgejagt wurden, können noch bearbeitet werden. So können auch im Nachgang noch Felder hinzugefügt, gelöscht oder auch hinsichtlich Ihrer Eigenschaften verändert werden. Und zwar ohne, dass der Nutzer die Applikation „kaputtmachen“ kann. Denn Migrationsskripte und die gute Nutzerführung stellen sicher, dass Veränderungen an bestehenden Apps immer wieder zu einer ausführbaren, konsistenten und fehlerfreien Anwendung führen. Auch der Workflow kann im produktiven Betrieb mit weiteren Status, Transitionen oder veränderten Rechten und Informationsflüssen umgestaltet werden.

Der entscheidende Punkt dabei: Die Applikationen sind agil – sie können also kleinschrittig, iterativ gestaltet werden. Warum das so entscheidend ist? Weil es eine Illusion ist, dass die erste Version einer Applikation bereits der Best Practice für die nächsten zehn Jahre ist. Mit dem Workflow Generator wächst eine App schrittweise und nähert sich permanent dem aktuellen Best Practice.


Grenzen der No-Code-Digitalisierung: Schnittstellen und Profisoftware

Warum gibt es dann überhaupt noch etwas anderes als No-Code-Digitalisierung? Die ehrliche Antwort: 1. Weil No-Code-Digitalisierung noch neu und recht unbekannt ist. 2. Weil auch diese Art der Digitalisierung – zumindest bis heute – ihre Grenzen hat. So sind die Möglichkeiten zwar schon immens, jedoch limitiert.

Funktional gibt es bereits für nahezu jeden erdenklichen Geschäftsprozess eine Software, die zu 100% auf diesen spezialisiert ist. Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit unterstützt diese Software diesen einen Anwendungsfall besser, als es eine Applikation tut, die mit dem Workflow Generator konfiguriert wurde. Allerdings ist Spezialsoftware immer eine Insellösung, die meist teuer und nicht einfach anpassbar ist. Der Workflow Generator schließt daher primär die Digitalisierungs-Lücken zwischen bestehenden Softwaretools – bewährte Tools soll er nicht ersetzen.

Gerade hinsichtlich der automatisierten Anbindung an andere Systeme und der Schnittstellen zur Übergabe von Datensätzen stecken No-Code-Lösungen noch in den Kinderschuhen. Häufig gibt es die Möglichkeit, Datensätze als xls- oder csv-Datei zu exportieren, um diese weiter zu nutzen. Echte „No-Code-Schnittstellen“ zu SAP oder anderen Tools sind noch in der Entwicklung.


Den Workflow Generator live erleben!

Sie kämpfen auch mit geringer Prozessdisziplin und eine Digitalisierung durch Ihre IT ist in weiter Ferne? Sie brauchen einen Ansatz mit schnellem Return on Investment, der Ihre Geschäftsführung rasch überzeugt? Lösen Sie den Engpass IT mit dem Workflow Generator auf: Einfach, schnell und personenunabhängig digitalisieren Fachabteilungen ihre Arbeitsabläufe selbstständig und profitieren von stabilen, revisionssicheren und rückverfolgbaren Prozessen.

Sie sind neugierig? Dann zeigen wir Ihnen die No-Code-Digitalisierung mit dem Workflow Generator gerne in einer Online-Präsentation! Gemeinsam digitalisieren wir einen analogen Prozess live in Q.wiki oder aber wir stellen Ihnen die bereits entstandenen Best Practices vor.
 

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