Akzeptiertes Managementsystem: Über 90 % der Mitarbeiter sind regelmäßig aktiv

 

Interaktives Managementsystem im KMU Schweitzer-Chemie, Zitat Ute Kienzle: Mit unserem Wiki sind wir gut für die Zukunft gerüstet. Schlanke Dokumentation, für alle verfügbar, digital und ausbaufähig. Das nächste Audit ist automatisch inbegriffen.

Über die LAKE Solutions AG 

Die LAKE Solutions AG gehört zu den führenden ICT-Solutions-Providern in der DACH-Region. Das Schweizer Unternehmen bietet maßgeschneiderte IT-Lösungen – dabei profitieren Kunden von hochwertigen Produkten und der Fachexpertise unserer Mitarbeiter.

 


Die Herausforderung vor Q.wiki

Im Januar 2019 wurden wir nach rund 1,5 Jahren Vorlaufzeit nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert. Die Vorbereitung und Durchführung des Audits waren aufgrund unserer vielen verschiedenen Dokumente zeitintensiv und sehr aufwendig. Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das uns bei internen und externen Audits als Basis und Unterstützung dient, unsere Dokumentensammlung strukturiert und welches unsere Mitarbeiter als Informationsplattform im Alltag nutzen würden. Die bestehende Sharepoint-Lösung diente als reine Nachweis-Ablage – Dokumente wurden ausgedruckt, manuell ausgefüllt und wieder eingescannt. Diesen ressourcenintensiven Vorgang wollten wir unbedingt effizienter gestalten. Weiter stand der Umgang und die Dokumentation von Risiken im Fokus: Diese wurden bis anhin losgelöst von Prozessbeschreibungen in Excel-Tabellen geführt. Neben dem Aufbau eines QMS/ISMS stand die Vereinfachung von alltäglichen Dingen wie der Protokollierung von Sitzungen, Aufgabenverteilung, die Abbildung von Prozessen sowie gewisse Automatisierungen zuoberst auf der Prioritätenliste.

 

 

Herausforderung: Wie dokumentiere ich mein Managementsystem?

 

 

 

Die richtige Managementsoftware finden: Q.wiki

Die Entscheidung für Q.wiki

Alfred Tena, Head of Sales Administration, wurde bereits 2018 durch eine Internet-Recherche auf Q.wiki und die Modell Aachen GmbH aufmerksam. Sein Interesse war schnell durch die einfache, intuitive Bedienbarkeit geweckt, denn das ist die Voraussetzung für die Mitarbeit aller. Ausschlaggebend war die Möglichkeit zur zentralen Speicherung von Informationen, an denen gemeinsam und revisionssicher gearbeitet werden kann. Der Zeitpunkt für die Einführung eines Interaktiven Managementsystems war damals nicht ideal, sodass Alfred Tena sich ein Jahr später an das Team von Modell Aachen wandte. Nachdem auch die letzten Fragen zur Auditierung und zum Risikomanagement mit Q.wiki geklärt waren, war die LAKE Solutions AG überzeugt, die passende Software-Lösung gefunden zu haben.

 

Erfolge mit Q.wiki

Die Einführung Q.wikis erfolgte innerhalb von rund sieben Projekttagen. Vier Mitarbeiter der LAKE Solutions AG wurden tief im Umgang mit Q.wiki vertraut gemacht und waren fortan erste Ansprechpartner für ihre Kollegen zu allen Fragen rund um Q.wiki. Die frühe Beteiligung unserer Mitarbeiter gelang durch zwei Kernelemente: 1. Ein frühes, informatives Projekt-Kick-Off mit rollenspezifischer Nutzenargumentation und 2. konkrete Prozessaufnahmen mit den Fachteams. Das führte schon währen des Q.wiki Projektes zu einer hohen Akzeptanz des neuen Systems und zu Freude an der Dokumentation von relevanten Informationen für die Kollegen.

Dies hält auch gut zwei Jahre nach dem Go-Live des Projektes an und bereichert nachhaltig den Arbeitsalltag der ganzen Firma. In Zahlen ausgedrückt heißt das: Über 90 % aller Mitarbeiter loggen sich Monat für Monat ins System ein! Weitere Fakten belegen den Erfolg unseres Managementsystems: 

  • 100 Lesezugriffe pro Kopf und Monat und 3.500 Schreibzugriffe im Jahr
  • Schnelle und unkomplizierte Anpassung unserer Dokumentation helfen beschlossene Prozessänderungen im Handumdrehen einzubinden

 

Q.wiki ist für Fragen im Arbeitsalltag zur ersten Anlaufstelle geworden und bietet unseren Mitarbeitern darüber hinaus bei der Ausführung verschiedener Arbeitsprozesse Unterstützung. Unser Managementsystem ist somit weit über die Nachweis-Dokumentation von Prozessbeschreibungen hinausgewachsen. 

  • Durch über 15 operativ nützliche Applikationen haben wir Excel-Wüsten abgeschafft.
  • Dank der Protokoll-App macht heute kein Mitarbeiter mehr handschriftliche Notizen und To-Do-Listen.
  • Mithilfe der Risiko-App können wir unsere unternehmerischen Chancen und Risiken effizient und sinnvoll erkennen, bewerten und daraus Maßnahmen einleiten.
  • Auch Informationssicherheits-Meldungen oder das Erfassen von Neukunden funktioniert exzellent über individuelle Applikationen.  

 

Der aufwärts Trend ist nachhaltig - Die schreibenden Zugriffe konnten im zweiten Jahr nach der Einführung um 74% gesteigert werden.​ Durch den Social-Media-Ansatz sind unsere Mitarbeiter von reinen Lesern zu Verfassern geworden, sind aktiv daran beteiligt, unsere Dokumentation bedarfsgerecht zu aktualisieren. Die Schreibrechte unserer Mitarbeiter führen auf der einen Seite zu einer viel höheren Aktualität des gesamten Systems und entlasten gleichzeitig die zentralen Verantwortlichen. Diese müssen Änderungen nicht mehr selbst einbringen und können dank des einfachen Freigabeworkflows schnell und einfach Anpassungen der Kollegen prüfen und freigeben. Mit einem 2-Jahresdurchschnitt von etwa 300 Schreibzugriffen pro Monat kommen wir auf ein gesundes 1:8 Verhältnis von Lese zu Schreibzugriffen. 

 

 

Das Ergebnis von Q.wiki

 

Mit Q.wiki haben wir in den letzten zwei Jahren unser eigenes Firmen-Wiki aufgebaut, das von unseren Mitarbeitern mitgestaltet wird und dadurch eine unglaublich hohe Akzeptanz hat – kein Vergleich zu vorher! Durch die Beteiligung aller läuft die Verbesserung kontinuierlich, ebenso sind die Vorbereitung und Durchführung von Audits dank der hohen Aktualität und einfachen Normzuordnung des Systems heute zum Kinderspiel geworden.
 




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