Welche Inhalte gehören ins Managementsystem?

Ein Interaktives Managementsystem, das das gesamte Unternehmenswissen zugänglich macht – klingt fast zu schön, um wahr zu sein. Und sind wir ehrlich: Ganz so einfach ist es nicht. Denn auch ein Interaktives Managementsystem braucht Regeln, damit kein Wildwuchs entsteht und es den Arbeitsalltag wirklich bereichert. Also welche Inhalte gehören eigentlich in Q.wiki und welche nicht?

Grundsätzlich gilt: Was du in Q.wiki dokumentierst, ist immer abhängig vom Ziel deines Managementsystems. Möchtest du dich beispielsweise vollkommen auf die abteilungsübergreifende Arbeit in deinem Unternehmen konzentrieren? Dann ist es vollkommen in Ordnung, ausschließlich Prozesse zu dokumentieren und detaillierte Arbeitsanweisungen außen vor zu lassen. Trotzdem lautet unsere generelle Empfehlung: Arbeitsanweisungen sind in Q.wiki richtig aufgehoben, denn sie unterstützen deine Mitarbeiter dabei, einen bestimmten Prozess richtig auszuführen.

Allgemeine Empfehlungen für dein Managementsystem

Das gehört ins Managementsystem

• Wissen darüber, WIE man etwas macht, z.B.
  • Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen
  • Checklisten
  • Zusatzinfos wie Powerpoints, PDFs...
• Wissen, das du benötigst, um einen Prozess noch mindestens 50 x durchzuführen
• Inputs nur dann, wenn sie unverändert immer wieder benötigt werden, z. B.
  • leere Vorlagen

Das gehört nicht ins Managementsystem​

• Ergebnisdokumentation, Nachweise, Archive, z. B.
  • Auftragsdokumente
  • Rechnungen
  • auftragsspezifische Zusatzinfos, wie E-Mails, Notizen, …
• Wissen, das du einmalig für einen akuten Prozessdurchlauf benötigst
• Outputs, z. B.
  • ausgefüllte Vorlagen
• Alles, was täglich, stündlich, minütlich aktualisiert werden muss

Fazit: Das WIE ist entscheidend

Der allergrößte Mehrwert eines Interaktiven Managementsystems liegt darin, dass es dir das WIE zu allen Unternehmensprozessen inklusive der benötigten Hilfsmittel liefert. Dein Managementsystem ist kein Archiv für kundenspezifische Auftragsdokumente, die dir beim nächsten Prozessdurchlauf nicht weiterhelfen – dafür gibt es ERP- und Dokumentenmanagementsysteme.

Wir hoffen, dass dir diese Empfehlungen auf dem Weg zum optimalen Managementsystem weiterhelfen. Aber denk daran: Ausnahmen bestätigen die Regel. Beispielsweise Unternehmensziele oder die Werte deines Unternehmens könnten ebenfalls als Output angesehen werden – und gehören natürlich dennoch in ein vollständiges Managementsystem!