Über die Geoservice Soltenborn GmbH
Die Geoservice Soltenborn GmbH bietet technische Dienstleistungen im Bereich Geotechnik und Altlasten an. Dank Erfahrungen aus über 20 Jahren können wir fachübergreifende Lösungen anbieten. Dazu gehören unter anderem Kernbohrungen sowie geotechnische Feldversuche, die Errichtung von Grundwassermessstellen und die Analyse von Bodenproben im eigenen Erdlabor.
Die Herausforderung vor Q.wiki
Wir sind im Projektgeschäft tätig und bearbeiten viele Aufträge zeitgleich. Daher war es für uns eine Herausforderung, dass viele Informationen lokal gespeichert und nur teilweise zentral verwaltet wurden. Die Suchzeiten für die Auftragsabwicklung waren dadurch zeitraubend und das Projektmanagement aufwendig, denn an Schnittstellen dürfen keine Projektinformationen verloren gehen.
Zusätzlich wurden Arbeitsabläufe nicht vollständig dokumentiert – das führte zu vielen Absprachen und Rückfragen. Dadurch kostete die Vorbereitungszeit für Aufträge viel Zeit. Wir wollten eine gemeinsame Grundlage für die Dokumentation und für die Vorbereitung auf die Laborakkreditierung nach ISO 17025 schaffen.
Die Entscheidung für Q.wiki
Nachdem wir uns verschiedene Software-Lösungen angeschaut haben, fiel unsere Wahl auf Q.wiki. Die Anlehnung an die Wikipedia-Optik hat uns von Beginn an überzeugt. Dadurch wird das System übersichtlicher als in der üblichen Ordner-Struktur. Dank Wiki-Basis ist das Arbeiten in Q.wiki darüber hinaus einfach und intuitiv – und das muss es sein, um alle Mitarbeiter davon zu überzeugen. Durch die Begleitung Modell Aachens gab es einen klaren Plan, wie wir unser Managementsystem auf- und ausbauen konnten.
Über den Alltagsnutzen hinaus war eine wichtige Anforderung, die Zertifizierung nach DVGW 120 und die Akkreditierung als Probenahmestelle nach ISO 17025 zu erreichen. Hier punktet Q.wiki mit der einfachen Normzuordnung. Diese kann während des Erstellens, aber auch im Nachhinein erfolgen, immer angepasst oder geändert werden. Das spart Zeit und vereinfacht uns die Vorbereitung und Durchführung von Audits enorm.
Erfolge mit Q.wiki
Die schnelle Einführung Q.wikis und die Schulung unserer Mitarbeiter ließ sich dank der Erfahrung des Modell Aachen Teams in nur drei Projekttagen umsetzen. Dies war auch – neben dem Aufbau unseres Managementsystems - der Startschuss für die Digitisierung unserer Projektauftragsabwicklung.
Die wichtigsten Veränderungen seit wir die Projektauftragsabwicklung in Q.wiki digitisiert haben
Hinweis: Wir sprechen im Folgenden von Digitisierung als Abgrenzung zur Digitalisierung. Digitisierung meint die Umwandlung analoger in digitale Dateien, während Digitalisierung eine Wandlung des Prozesses gegenüber analoger Vorläufer beschreibt.
Vorbereitung von Projekten
- Früher war es ein unklarer Informationsfluss: Der Weg der Informationen von der Kundenanfrage bis hin zur operativen Projektplanung lief über verschiedene Medien (Informationen flossen per Mail, Zettel, Kalender, Flurfunk, …)
- Vor Q.wiki gab es keinen zentralen Informationszugriff bei Ausfall oder Wechsel von Personen
- Datenpflege auf Zuruf
- Durch Prozessdigitisierung klar definierter Ablauf
- Geführte Checklisten in Q.wiki
- Gemeinsamer Informationsstand mit allen zugehörigen Dokumenten in Q.wiki
- Vereinfachte Einsatzplanung
Durchführung
- Vorher "Zusammensuchen" von benötigten Informationen und Dokumenten
- „Zusammensuchen“ fällt weg, da alles in Q.wiki hinterlegt ist
Nachbereitung und Abrechnung
- Unterschiedliche Formen und Orte der Projektnachbereitung
- Einfache Projektdokumentation in Q.wiki
- Bessere Übersicht und Auswertbarkeit über Prozesskennzahlen
Archiv
- Projekte mussten zwei Mal angefasst werden
- Automatische Versionierung und dadurch sichergestellte Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Projekte in Q.wiki
Über 1.000 € Ersparnis pro Monat dank Q.wiki
Durch den Ansatz der No-Code-Digitalisierung konnten wird die Projekte-App genau auf unsere Bedürfnisse anpassen, denn die Projekte-App in Q.wiki ermöglicht es uns, den kompletten Prozess von der Auftragserteilung über die Projektplanung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung bis zur Abrechnung strukturiert und zentral digital zu steuern. Dadurch konnten wir die Suchzeiten nach Informationen für die Vorbereitung auf anstehende Projekte und deren Bearbeitungszeit signifikant reduzieren. Wir gewinnen jetzt jeden Monat gut 25 Stunden, die wir stattdessen für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können. Bei Verrechnung gegen den internen Stundensatz sind das über 1.200 € monatliche Ersparnis. Für die Q.wiki Software zahlen wir nur einen Bruchteil davon – gerade einmal 8,7 %.
Q.wiki als Single Point of Truth für über 70 Projekte im Monat
Der „Single Point of Truth“ verhindert die Gefahr von Fehlinformationen. Der Informationsfluss ist selbst bei vielen Projekten geordnet und gewährleistet. Fällt beispielsweise ein Mitarbeiter aus, kann ein Kollege in Q.wiki alle nötigen Informationen finden, um dessen Aufträge weiter zu bearbeiten. Das ist eine zusätzliche Absicherung unserer Kundenzufriedenheit. Zusätzlich haben wir die Möglichkeit, Rückschlüsse aus der Auswertung der Projekte-App zu ziehen, wie zum Beispiel über die Projektdurchlaufzeit. So behalten wir den Überblick und können bei Bedarf Maßnahmen ergreifen.
Ideale Grundlage für Akkreditierungen
Die Dokumentation ist für uns die ideale Grundlage eine Akkreditierung als Probenehmende Stelle zu erreichen. Durch die hohen Zugriffszahlen – durchschnittlich greifen monatlich 93 % unserer Mitarbeiter auf das System zu – arbeiten alle mit den aktuellen Informationen und halten sie auch aktuell. In Zukunft sollen unsere Mitarbeiter auch vor Ort bei den Bodenuntersuchungen mit mobilen Geräten auf Q.wiki zugreifen können. Das hat den Vorteil, dass sie künftig stets die aktuellen Arbeitsanweisungen und Dokumente bei sich haben und bei Bedarf auch unterwegs abrufen können. In Kombination mit der einfachen Normzuordnung erleichtert Q.wiki es uns enorm, den Anforderungen der ISO 17025 gerecht zu werden.
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