WEBER Schraubautomaten GmbH

Von der Dokumentationsablage zum gelebten Managementsystem bei WEBER

Über WEBER Schraubenautomaten GmbH

WEBER Schraubautomatik steht für präzise Schraub-, Zuführ- und Automationslösungen. Als Partner führender Industrieunternehmen – insbesondere aus Automotive, Elektronik und Medizintechnik – liefern wir modulare Systemtechnik von der Entwicklung bis zur Serienintegration. Unsere Schraub- und Fügesysteme, intelligenten Zuführungen und vernetzten Steuerungen sorgen für reproduzierbare Qualität, hohe Prozesssicherheit und lückenlose Traceability.

Die Ausgangssituation – warum Veränderung nötig war

Das bisherige Managementsystem blieb hinter seinem Anspruch zurück: zentral verwaltet, von wenigen Modellierungsexperten erstellt – im Alltag kaum relevant. In der Montage wurde es sporadisch genutzt, in der Administration fast gar nicht. Best Practices fanden nicht zurück ins Modell; der operative Mehrwert blieb aus. Audits bedeuteten hohen Zusatzaufwand mit Rückfragen und E-Mail-Schleifen. Der Wissenstransfer stockte, Bereichs- und Abteilungsleitungen waren unzufrieden, die Geschäftsführung hatte wenig Anbindung. Nach dem Audit 2024 ziehen wir die Konsequenz: Startschuss für Q.wiki.

Wo wir standen

• Nutzung: Prozesse wurden selten angewandt – sporadisch in der Montage, in der Verwaltung kaum; operativer Mehrwert fehlte.
• Wissensfluss: Best Practices flossen nicht in die Prozessmodelle zurück.
• Audits: Hoher Aufwand durch Rückfragen, E-Mails und veraltete Inhalte.
• Folgeprobleme: Stockender Wissenstransfer, Unzufriedenheit in den Bereichen, Viflow ohne Akzeptanz, schwache Verbindung zur Geschäftsführung.

Was wir jetzt tun

• Q.wiki einführen: Ein lebendiges, kollaboratives Managementsystem für den Alltag.
• Standards integrieren: ISO 27001, TISAX, ISO 14001 und ISO 9001 in einem System bündeln.
• SAP-Transformation verzahnen: Die anstehende Umstellung eng mit dem Managementsystem synchronisieren.
• Prozesse aktualisieren: Nach Umstrukturierungen anschlussfähig machen und für alle leicht nutzbar.
• Prozesse überarbeiten und an die neuen Strukturen anpassen: Nach den Umstrukturierungen aktualisieren wir Zuständigkeiten, Schnittstellen und verwendete Tools, sodass alle die Prozesse leicht finden, verstehen und anwenden können.

Die Entscheidung für Q.wiki – getreu dem Motto: Die Transformation zu einem lebendigen Managementsystem. WEBER entschied sich für Q.wiki als Interaktives Managementsystem, um Wissen dort bereitzustellen, wo es gebraucht wird, Mitarbeitende aktiv einzubinden und Skalierbarkeit für ein integriertes Managementsystem zu gewinnen. Ausschlaggebend waren:

• Dezentraler Wissenserwerb und zentrale Verfügbarkeit
• Einheitliche, leicht verständliche Prozessstruktur, die Mitgestaltung fördert
• Durchgängige Risiko-Betrachtung und Projektverwaltung im System
• Zukunftsfähige Funktionen wie KI-gestützte Prozessaufnahme und Q.wiki Connect für kontextsensitives Wissen on demand
• Unterstützungsbeitrag für das Projekt „Optimieren des Auftragsdurchlaufes“

Vorgehen und Implementierung – WEBER x Modell Aachen

Wir bei WEBER haben die Einführung von Q.wiki in enger Partnerschaft mit Modell Aachen in bemerkenswert kurzer Zeit realisiert. Unter der Projektleitung von Stefan Floßmann, begleitet von Peter Auer, und getragen von einem starken Sponsor sowie einem interdisziplinären Team von rund 15 Kolleginnen und Kollegen sind wir am 06.06.2024 gestartet. Nach einer kompakten Phase mit Grundstruktur, sauberer Bestandsaufnahme, geklärten Schnittstellen und einer Einführung in die Wirkmechanik interaktiver Managementsysteme folgte bereits im Juli 2024 der Kick-off – und nur acht Monate nach Start sind wir live gegangen. Gesteuert wurde das Vorhaben über konsequentes Reporting nach dem Prinzip der Reifegradabsicherung aus der Automotive-Welt; gearbeitet haben wir essentialistisch (80/20) und LEAN-orientiert – Wirkung vor Formalien. Q.wiki hatte Support-Priorität 1 und hat insbesondere das Nebenprojekt „Optimieren des Auftragsdurchlaufes“ spürbar beschleunigt. Auf Tempo und Qualität der Umsetzung sind wir stolz – vor allem aber darauf, dass das System heute im Alltag trägt.

Erfolge und Vorteile – messbar lebendig, spürbar wirksam

Nutzung und Reichweite

Q.wiki wird aktiv genutzt und sorgt für schnelle Orientierung im Alltag. Die Zahlen sprechen für sich: Von den aktivierten Nutzern waren 307 in den letzten 14 Tagen und 243 in den letzten 7 Tagen aktiv; am Messtag waren 152 Nutzer im System. 67 % der Accounts waren in der letzten Woche aktiv, 84 % der Kolleginnen und Kollegen nutzen Q.wiki monatlich.

Was das im Tagesgeschäft bewirkt:

• Geringere Rückfragezeiten und schnellere Informationsbeschaffung
• Beschleunigte Einarbeitung neuer Mitarbeitender
• Treffsichere, effizientere Durchführung von Change-Projekten
• Reduzierte Aufwände beim Delegieren von Aufgaben
• Weniger Fehlerkosten
• Wegfall bestehender Software mit gleichzeitig sinkenden Schulungsaufwänden
• Deutlich weniger Dokumentationsaufwand und keine redundanten, widersprüchlichen Dokumente

Wirtschaftlichkeit

Die Effekte zahlen direkt auf Effizienz und Qualität ein: schnelleres Finden, weniger Nachfragen, einheitliche Quellen, gelebte Verantwortlichkeiten – belegt durch einen starken, messbaren Business Case  21x Return-on-Investment.

Langfristige Wirkung – das Fundament für Transformation

• Vom statischen, zentral gepflegten System zum gelebten, interaktiven Managementsystem
• Ein integriertes System für ISO 27001, TISAX, ISO 14001 und ISO 9001 vereinfacht Nachweise und schafft Konsistenz
• Besseres Fundament für die SAP-Umstellung durch klare Prozesse, definierte Schnittstellen und schnellen Wissenszugriff
• Nachhaltige Veränderungsfähigkeit durch Reifegrad-gesteuerte Steuerung

Wir haben viel erreicht und treiben den Ausbau mit hoher Motivation weiter voran. Ausblick: Wir bauen Q.wiki Connect gezielt aus, vernetzen unsere Systeme nahtlos und schaffen durchgängige Informationen. Das KI-Modul stärkt die Dezentralisierung: Teams arbeiten eigenständiger, Entscheidungen werden schneller, Wissen fließt direkt zurück ins System. Parallel treiben wir kontinuierliche, LEAN-orientierte Verbesserungen voran – pragmatisch, messbar und nah am Alltag. Der optimierte Auftragsdurchlauf bleibt dabei im Fokus und wird dauerhaft mit hoher Priorität unterstützt.

WEBER hat den Schalter umgelegt: weg von einer kaum genutzten Dokumentationslandschaft, hin zu einem lebendigen Managementsystem, das den Arbeitsalltag spürbar erleichtert. Mit Q.wiki, einer klaren Projektarchitektur und starkem Sponsoring wurden Nutzung, Geschwindigkeit und Qualität messbar erhöht – getreu dem Motto: die Transformation zu einem gelebten Managementsystem.