Weg vom Abteilungsdenken, hin zum Prozessdenken

 

Interaktives Managementsystem im KMU Schweitzer-Chemie, Zitat Ute Kienzle: Mit unserem Wiki sind wir gut für die Zukunft gerüstet. Schlanke Dokumentation, für alle verfügbar, digital und ausbaufähig. Das nächste Audit ist automatisch inbegriffen.

Über die Schweitzer-Chemie GmbH

Der Leitspruch der Schweitzer-Chemie GmbH: Wasser ist unser Leben. Mit Leidenschaft und Teamgeist bietet das mittelständische Unternehmen seit 2001 ganzheitliche Lösungen rund um die Wasseraufbereitung und Wasserbehandlung an. Dabei sorgen die Expertinnen und Experten mit technischen und chemischen Produkten sowie einem kompetenten Service für einen reibungslosen Lauf der Anlagen ihrer Kunden.

 


Die Herausforderung vor Q.wiki

Vor 2019 waren unsere Dokumentation und die dazugehörigen Dokumente an verschiedenen Orten abgelegt – teilweise zentral gespeichert, teilweise auf den lokalen Laufwerken der einzelnen Abteilungen. Zudem war unser Managementhandbuch nicht in Prozessen strukturiert, sondern nach Themen geordnet. Das führte dazu, dass relevante Informationen schwer zu finden, Sachverhalte teilweise mehrfach in unterschiedlichen Dokumentationen beschrieben und die Schnittstellen zwischen den Abteilungen nicht klar geregelt waren.

Nach einigen Jahren der Dokumentation kristallisierte sich heraus, dass wir die große Menge an Informationen in unserem Unternehmen langfristig systematischer verwalten müssen. Regelungen wollten wir für das gesamte Unternehmen darum nur noch an einer zentralen Stelle pflegen und es somit erleichtern, sie immer aktuell zu halten. Und auch das sollte sich ändern: Wir wollten weg vom Abteilungsdenken, hin zum Prozessdenken mit klaren Schnittstellen zwischen den einzelnen Organisationseinheiten.

 

 

Herausforderung: Wie dokumentiere ich mein Managementsystem?

 

 

 

Die richtige Managementsoftware finden: Q.wiki

Die Entscheidung für Q.wiki

Für unser neues Managementsystem haben wir uns eine innovative und gleichzeitig intuitiv bedienbare Software gewünscht. In dieser Hinsicht hat uns Q.wiki voll überzeugt! Insbesondere mit der allseits bekannten Wikipedia-Optik und der Volltextsuche, über die sich alle Informationen mit den richtigen Schlagworten sehr schnell auffinden lassen. Und auch unsere Prozesse lassen sich super in der Software abbilden.

Ein zusätzlicher Pluspunkt war die gute Zusammenarbeit mit dem jungen, dynamischen Team von Modell Aachen. Die Beraterinnen und Berater gehen auf die individuellen Anforderungen von Unternehmen ein: Sie unterstützen sowohl bei der technischen Einführung der neuen Software als auch dabei, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Das trägt maßgeblich zu einem lebendigen Managementsystem bei.

 

Das Ergebnis von Q.wiki

Zunächst haben wir damit gestartet unsere Prozesse, Arbeitsanweisungen und viele weitere Informationen im Wiki zu dokumentieren. Nach und nach haben wir unser Prozessmanagement dann um weitere Zusatzmodule erweitert. Heute nutzen wir unser Interaktives Managementsystem erfolgreich für

  • Besprechungen und Protokolle
  • Audits
  • Reklamationsmanagement
  • Risikomanagement

Auch über unsere Organisationsstruktur haben wir dank der Mitarbeiterprofile immer einen guten Überblick.

Der größte Mehrwert für unser Unternehmen ist, dass unsere gesamte Dokumentation nun endlich in einem zentralen, prozessorientierten System vereint ist. Hier sind alle verwandten Informationen miteinander verlinkt. Auf diese Weise finden wir die benötigte Prozessbeschreibung inklusive aller abteilungsübergreifenden Schnittstellen im Handumdrehen. Der einfache Freigabeworkflow ermöglicht es uns außerdem, Prozesse flexibel anzupassen und immer auf dem neuesten Stand zu halten – so sind wir auch für Audits super gerüstet. Und der externe Blick von Modell Aachen liefert immer wieder neue Impulse zur Verschlankung der Abläufe.

 

Erfolgreiches Managementsystem mit Q.wiki


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