Wie gewinnt die beste Idee? Mitgestaltung aktiv fördern!

Wir bei Modell Aachen sind überzeugt, dass ein interaktives Managementsystem das passende Werkzeug ist. Dieses Managementsystem muss so aufgebaut sein, dass es die aktive Mitgestaltung durch einzelne Mitarbeitende fördert. Denn ein Managementsystem verstehen wir als die Summe aller Prozesse, Regeln, Vorgaben und Praktiken einer Organisation. Wer seinen Erfolg nicht dem Zufall überlassen will, muss dieses System bewusst gestalten. Wenn das gelingt, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit der Mitgestaltung durch deine Mitarbeitenden.

2 Hebel zur Umsetzung von Mitgestaltung

Unsere Erfahrung aus zahlreichen Projekten mit Kunden zeigt:
In vielen Unternehmen verhindern starre Strukturen, dass gute Ideen überhaupt sichtbar werden können. Hierarchie, Silodenken und fehlende Beteiligungsmöglichkeiten bremsen aus. Um das zu ändern, helfen zwei Hebel:

Hebel 1 – Reale Mitgestaltungsmöglichkeit schaffen

Jeder im Unternehmen muss die reale Chance haben, am (virtuellen) Tisch der Entscheidung zu sitzen. Das ist keine Frage von Wohlwollen, sondern eine notwendige Systemfunktion: Entscheidungswege müssen so definiert sein, dass Beteiligung strukturell möglich ist. Dieses „Möglichmachen“ steigert die Wirksamkeit von Entscheidungen, weil Akzeptanz entsteht: Wer beteiligt ist, identifiziert sich stärker und wer Prozesse mitprägt, erkennt deren Wert und Nutzen besser und integriert diese natürlicher in sein Handeln. Die Erfolgsquote von organisatorischen Prozessänderungen kann so massiv gesteigert werden. Kurz gesagt: Die Wirksamkeit wird durch Akzeptanz erreicht – als geplantes Ergebnis des Systemdesigns, und nicht als Zufallsprodukt.

Hebel 2 – Aktiv zur Mitgestaltung einladen

Um eine qualifizierte Entscheidung treffen zu können, reicht die Möglichkeit der Mitgestaltung jedoch nicht aus. Es braucht die aktive Einladung, dass Wissensträger sich an den (virtuellen) Tisch der Entscheidung begeben. Experten müssen automatisch Teil des Entscheidungsprozesses werden, wenn ihr Wissen relevant ist. Es ist wichtig zu beachten, dass diese aktive Aufforderung systematisch verankert sein muss. Das Managementsystem muss vorsehen, dass Wissensträger aktiv eingeladen werden, ihre Sicht einzubringen. Ein Praxistipp aus unserer Erfahrung zeigt: Es hilft zum Beispiel, Prozessverantwortlichkeiten nicht „so hoch wie möglich“ in der Hierarchie anzusiedeln, sondern genau dort, wo Wissen und Kompetenz vorhanden sind, um eine vorgeschlagene Prozessveränderung qualifiziert einschätzen zu können.

Wirksame Mitgestaltung heißt für uns also: Mitarbeitende sind nicht nur für die Umsetzung verantwortlich, sondern bekommen aktiv die Möglichkeit und Einladung, auch bei der Zielsetzung, Planung der Umsetzung (= Prozessgestaltung) und Steuerung mitzuwirken.

Mitgestaltung muss ein Rahmen gesetzt werden

Diese Offenheit und Einladung zur Meinungsäußerung heißt nicht, dass Entscheidungen endlos im Kreis diskutiert werden müssen. Eine häufige Rückfrage lautet: „Mündet das nicht alles in Basisdemokratie?“ Meine Antwort: Nein. Mitgestaltungsmöglichkeiten zum Beispiel durch ein partizipatives Managementsystem stehen nicht im Widerspruch zu klaren Entscheidungskompetenzen. Führung behält die Verantwortung, Entscheidungen zu ermöglichen und mithilfe des Managementsystems den notwendigen Rahmen zu setzen. Einschließlich der Frage: Wer gibt am Ende den Änderungsvorschlag frei?

Change Projekte effizienter durchführen

Wenn es gelingt, diese beiden Hebel umzusetzenund Mitarbeitende aktiv in Entscheidungsprozesse einzubeziehen, führt das zu:

• Erhöhter Akzeptanz: Wer an einer Prozessänderung beteiligt ist, identifiziert sich stärker damit, wodurch Entscheidungen akzeptiert und besser umgesetzt werden.  

• Wertvoller Wissenseinbringung: Wissensträger aus allen Abteilungen und Hierarchieebenen können ihre Erfahrungen einbringen.

• Fundierter Entscheidungsfindung: Durch die Integration von Wissensträgern in den Entscheidungsprozess sind fundierte, qualitativ hochwertige Entscheidungen möglich.

• Mehr Innovation, Kreativität und Unternehmenserfolg: Es entsteht Raum für  bessere Lösungen und ein Nährboden für Innovation.

• Höherer Anpassungsfähigkeit: Veränderungen werden früh erkannt und Strukturen proaktiv angepasst. Die Resilienz der Prozesse steigt.

• Multiplikatoreffekt: Geschwindigkeit und Robustheit in Veränderungsprojekten steigen und Personalressourcen werden effizienter genutzt.

Checkliste: Ermöglicht dein Managementsystem aktive Mitgestaltung?

Ob in deinem Unternehmen schon die beste Idee gewinnt, zeigt sich aus der Erfahrung mit unseren Kunden typischerweise darin, dass:

• Entscheidungen dort getroffen werden, wo das entscheidungsrelevante Wissen vorhanden ist. Alle relevanten Personen sitzen mit am (virtuellen) Tisch.

• Führung nicht auf disziplinarische Personalverantwortung beschränkt wird, sondern um Prozessverantwortung erweitert ist. Relevante Wissensträger identifizieren sich mit „ihrem“ Prozess.

• Prozesswissen aktiv geteilt wird, um Silos zu überwinden und fundierte, dezentrale Entscheidungen zu ermöglichen.

Sollten du diese Merkmale noch nicht (alle) erfüllt haben, helfen zwei zentrale Fragen. Diese stellen wir uns und unsere Kunden immer wieder:

1. Wie organisieren wir systematisch die Mitgestaltung unserer Mitarbeiter an Unternehmensvorgaben und Prozessen?

2. Wie schaffen wir es, Prozesswissen so zu teilen, dass konstruktive Verbesserung von allen Hierarchieebenen kommen kann?

Wer diese beiden Fragen für seine Organisation überzeugend beantworten kann, hat die Grundlagen geschaffen, damit die beste Idee tatsächlich eine Chance hat. Wer sie nicht beantworten kann, überlässt die Wirksamkeit seines Unternehmens eher dem Zufall – und verschenkt wertvolles Potenzial.  

Für uns ist das keine Theorie, sondern gelebte Praxis. Die Arena der besten Ideen und das Möglichmachen von Mitgestaltung ist kein Idealbild, sondern ein Anspruch, der Organisationen schneller, robuster und wirksamer macht. Die systemische Verankerung von Mitgestaltungschance und -aufforderung ist Teil unseres Alltags,  unserer Beratungspraxis und der Grundstein für langfristigen, tragfähigen Erfolg.

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