Welches Tool ist das richtige für mein Unternehmen?

Der Vergleich für QM im Mittelstand.

Stell dir vor, du möchtest einen neuen Qualitätsmanager einstellen: Bewerber A ist ein Multitalent, das in Sachen QM noch Fortbildungen bräuchte – ist dafür günstiger. Bewerber B ist erfahrener QM-Profi und könnte sofort durchstarten – kostet aber mehr. Wen würdest du einstellen?

Genauso ist es bei der QM-Software: Warum eine spezialisierte Lösung bezahlen, wenn du Prozesse auch in SharePoint dokumentieren kannst? Richtig oder falsch gibt es hier nicht – es kommt darauf an, was du und dein Unternehmen erreichen wollt.

Q.wiki: der erfahrene Branchenprofi

Q.wiki ist ein spezialisiertes, sofort einsatzbereites Managementsystem für Qualitäts- und Prozessmanagement, das besonders für mittelständische Unternehmen mit Fokus auf Mitgestaltung, Normkonformität und schnelle Implementierung ohne IT-Aufwände Vorteile bietet. Allerdings ist es eine weitere Software, die du bezahlen musst.

SharePoint: der solide Allrounder

SharePoint und Office 365 sind vielseitige Plattformen für Zusammenarbeit und Dokumentenablage, die sich bequem im gesamten Microsoft-Ökosystem integrieren lassen. Möchtest du aber die grundlegenden Anforderungen an QM und Prozessmanagement erfüllen, ist die erforderliche Konfiguration recht aufwendig, sowohl finanziell als auch personell für deine IT-Abteilung.

Q.wiki vs. SharePoint – mach den Vergleich!

Anwendungsfälle

	Q.wiki	SharePoint & Office365
Prozessmanagement	Standardmäßig integriert und sofort nutzbar	Möglich, aber Software muss angepasst werden
Qualitätsmanagement	Standardmäßig integriert und sofort nutzbar, da speziell für Normanforderungen wie ISO entwickelt	Möglich, aber meist mit Drittanbietern oder Eigenentwicklungen
Wissensmanagement	Standardmäßig integriert und sofort nutzbar, inklusive frei konfigurierbarem Meta Daten Konzept	Möglich, aber meist nur auf Dokumenten oder Seitenebene
E-Learning	Standardmäßig integrierte Module für Lesebestätigungen, Verständnisprüfungen und Auditprogramme	Möglich mit Add ons und Power Platform

Features

	Q.wiki	SharePoint & Office365
Kollaboration	Kommentare @ Mentions Vorschlagswesen Aufgabenmanagement Teams Integration	Kommentare @ Mentions Teams Integration
ERP-Connector	Kontextsensitive Einbindung in ERP Systeme wie SAP durch Q.Connect
Versionierung	Automatische, normkonforme Versionierung	Automatische Versionierung, aber nicht normkonform
Dokumentenlenkung	Standardmäßig integriert inklusive Freigabeprozesse, Lesebestätigungen und Änderungsprotokoll	Möglich über Workflows, aber komplex
Prozesslandkarte	Standardmäßig integriert und sofort nutzbar, als zentrales Navigationselement	Möglich, aber meist mit Drittanbietern oder Eigenentwicklungen
Workflows	Vorkonfigurierte Freigabe Workflows und Formulare standardmäßig integriert und sofort nutzbar	Umfangreich möglich, aber Konfiguration erforderlich
Suchfunktion	Volltextsuche für alle Dokumente Spezifische Filter für QM Inhalte Mehrsprachige Suche mit >40 Sprachen	Umfangreiche Suche Filter Metadaten
Benutzerfreundlichkeit	Intuitive Bedienung	Modernes UI, aber komplexe Konfiguration
Automatische Übersetzungen
Lesebestätigung
KI-Verständnisprüfung
KI-Prozessvorschläge in BPMN 2.0
Multisite zur Abbildung von Konzernstrukturen
Auditmanagement
Risikomanagement
Wiedervorlage für Dokumente
Turtle-Diagramme
Nutzungsstatistiken
Externer Auditorenzugriff

Technische Bereitstellung

	Q.wiki	SharePoint & Office 365
Hosting
Systemvoraussetzungen	Browserbasiert, geringe Anforderungen an Endgeräte	Browserbasiert, Office Integration, eigene IT Ressourcen bei On Premises

Datenschutz und Sicherheit

	Q.wiki	SharePoint & Office 365
Datenschutz
DSGVO-Konformität	Standardmäßig integriert, Unterstützung bei Nachweis und Dokumentation	Möglich, aber liegt besonders bei On Premises in Eigenverantwortung
Datenhaltung	Cloud oder On-Premises Hosting mit Datenhaltung nach Kundenwunsch	Cloud: Serverstandorte variabel On-Premises: im eigenen Rechenzentrum
Verschlüsselung	Verschlüsselung und Sicherheitsmaßnahmen nach Industriestandard	Cloud: standardmäßige Verschlüsselung im Ruhezustand und bei Übertragung On-Premises: Admin Verantwortung

Integration und Anbindung

	Q.wiki	SharePoint & Office365
API	Ausgewählte Schnittstellen mit Fokus auf QM und Prozessmanagement	Umfangreiche Integrationen (Office, Teams, Power Platform, REST-API, Drittanbieter)
Erweiterungen	Erweiterungen mit Fokus auf QM und Prozessmanagement	Sehr große Auswahl (Add-ons, Power Apps, Power Automate, Drittanbieter)
Verknüpfung mit anderen Systemen	Eingeschränkt, aber offene API-Schnittstelle	Einfach möglich, speziell mit Microsoft-Systemen
Office-Integration

Support & Services

	Q.wiki	SharePoint & Office365
Support	Persönlicher Support Spezialisierte Beratung für QM und Mittelstand	Umfangreiche Dokumentation Microsoft-Support Große Community Partnernetzwerk
Schulungen	Individuelle Schulungen und Einführungsworkshops durch Anbieter	Online-Ressourcen Trainings durch Microsoft-Partner
Community zum Austausch mit anderen Anwendern

Implementierung und Methodik

	Q.wiki	SharePoint & Office365
Einführungsaufwand	Gering, da viele Funktionen vorkonfiguriert und sofort nutzbar sind	Variabel, häufig unterschätzt
Anpassbarkeit	Vorkonfiguriert, Anpassungen auf QM und Prozessmanagement beschränkt	Sehr hoch, aber benötigt Knowhow und gegebenenfalls externe Unterstützung
Zeit bis zum Produktivbetrieb	Schnell einsatzbereit, da als fertiges QM-System konzipiert	Variabel, je nach Anpassungsbedarf und Unternehmensgröße

Hast du alle Infos für deine Entscheidung?

Weißt du schon, welcher Kandidat, der Richtige für dein Unternehmen ist oder hast du noch offene Punkte? Dann lass’ sie uns besprechen und gemeinsam die nächsten Schritte planen! Schließlich ist QM kein IT-Projekt, sondern eine unternehmerische Entscheidung.

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Referenzen

Das sagen unsere Kunden

In den folgenden Testimonials erfährst du, wie wir Unternehmen auf dem Weg zu gelebtem Prozess- und Qualitätsmanagement begleiten. Lass dich inspirieren und entdecke, wie Modell Aachen auch deinem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann.