QM ist kein IT-Projekt – wichtige Tipps zum Change für KMU

Warum die Einführung eines QM-System oft scheitert

Interne Projekte werden häufig als rein technisches oder administratives Vorhaben betrachtet, das man schnell und nebenbei abhandeln kann. Man beauftragt einen externen Berater oder ein internes Team, das die Prozesse auf dem Papier festhält, und kauft eine Software zur Dokumentation. Die Mitarbeitenden werden dann vor vollendete Tatsachen gestellt, ohne zu wissen, warum und wofür sie die neuen Abläufe einhalten sollen.

Das Ergebnis ist absehbar: Die neuen Prozesse werden nicht gelebt, sondern als zusätzliche Bürokratie empfunden. Im schlechtesten Fall fühlen sich die Mitarbeitenden kontrolliert oder auf den Schlips getreten, weil Prozesse aus ihrem Bereich von anderen vorgeschrieben werden. Formulare werden halbherzig ausgefüllt, Checklisten vergessen und die Software als lästige Pflicht empfunden. Die anfängliche Euphorie verfliegt schnell und das Projekt versandet, ohne jemals seinen vollen Nutzen zu entfalten. Der Gedanke der ständigen Verbesserung verpufft, bevor er eine Chance hatte sich zu entwickeln.

Fallbeispiel: Vom Scheitern zur Erfolgsgeschichte

Nehmen wir das Beispiel eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens. Die Geschäftsführung entschied sich, ein QM-System einzuführen, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und Fehler in der Produktion zu minimieren. Tatsächlich war das primäre Anliegen, Verbesserungen in Struktur und an den Schnittstellen zu erzielen. Die Zertifizierung wurde zwar angestrebt, war jedoch nicht entscheidend. Das Zertifikat sollte eine Art Belohnung darstellen.

Der erste Versuch:

• Fokus: Qualität ist Chefsache. Also machte sich die Geschäftsführung daran, das QM-System aufzubauen.

• Vorgehen: Ein externer Berater arbeitete der Geschäftsführung zu und lieferte Prozessdarstellungen und weitere Dokumente, die das Unternehmen „zertifizierungsfähig“ machten. Die Mitarbeitenden wurden nur per E-Mail über die anstehende Zertifizierung informiert. Es gab eine Pflichtschulung zu den neuen Prozessen.

• Ergebnis: Das Projekt scheiterte. Die Mitarbeitenden nutzten die neuen Prozesse nicht, da sie keinen Mehrwert erkannten und sich nicht eingebunden fühlten. Vielmehr hatte das QM-System das gefühlte Label "Befehl von oben".

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Der zweite Versuch:

• Fokus: Die Geschäftsführung verstand, dass ein QM-System nur erfolgreich sein kann, wenn es von den Mitarbeitenden getragen wird.

• Vorgehen: Es wurde ein gemischtes Projektteam aus verschiedenen Abteilungen gebildet. Die Assistentin der Geschäftsführung übernahm die Projektleitung. Dieses Team entwickelte die neuen Prozesse gemeinsam. Eine Beraterin wurde engagiert, damit das notwendige Wissen zum Prozessmanagement berücksichtigt werden konnte.

• Kommunikation: Es gab eine Kick-off-Veranstaltung, bei der die Ziele des Projekts transparent gemacht wurden. Regelmäßige Workshops und Meetings hielten alle auf dem Laufenden.

• Ergebnis: Die Einführung gelang. Die Mitarbeitenden fühlten sich von Anfang an gehört und waren motiviert, die neuen Abläufe zu etablieren. Heute ist das Unternehmen stolz auf die Zertifizierung und nutzt das QM-System als Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung.

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Eure Checkliste für den erfolgreichen Change-Prozess

Der entscheidende Unterschied war die Herangehensweise. Ein QMS-Projekt muss von Anfang an als ein gemeinsames Vorhaben verstanden werden. Hier sind die wichtigsten Schritte, wie Sie den Wandel in Ihrem Unternehmen erfolgreich gestalten:

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1. Beteiligen Sie die Mitarbeitenden von Anfang an.

• Warum: Wer Prozesse später anwenden soll, muss sie auch mitgestalten können. Das schafft Akzeptanz und motiviert.

• Wie: Bildet ein gemischtes Projektteam mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen.

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2. Kommuniziert transparent und auf Augenhöhe.

• Warum: Ängste vor Veränderung können nur durch offene Kommunikation abgebaut werden. Erklärt das "Warum".

• Wie: Startet mit einem Kick-off-Meeting, nutze regelmäßige Informations-Updates und stellt eine Anlaufstelle für Fragen bereit.

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3. Setzt auf kleine, sichtbare Erfolge.

• Warum: Große Projekte können überwältigend wirken. Feiert kleine Meilensteine, um die Motivation hochzuhalten.

• Wie: Beginnt mit einem Pilotprojekt in einer Abteilung. Sammelt Feedback und zeigt, welche Verbesserungen bereits erzielt wurden, z. B. eine reduzierte Fehlerquote oder eine verkürzte Durchlaufzeit.

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4. Etabliert eine Feedback-Kultur.

• Warum: Ein QM-System ist kein starres Korsett, sondern ein dynamisches System. Es muss sich kontinuierlich anpassen können.

• Wie: Schafft regelmäßige Feedback-Schleifen, in denen Mitarbeitende Vorschläge zur Prozessverbesserung einbringen können.

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5. Seht die Geschäftsführung in der Rolle des Sponsors.

• Warum: Die Führung muss den Wandel aktiv vorleben und unterstützen. Ohne Rückhalt von oben wird jedes Projekt scheitern.

• Wie: Die Geschäftsführung sollte bei Meetings präsent sein, das Projektteam aktiv unterstützen und die strategische Bedeutung des QMS klar kommunizieren.

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Ein QMS-Projekt ist letztlich ein Kulturwandel. Es geht darum, Qualität in der DNA eures Unternehmens zu verankern. Wenn ihr die Menschen in den Mittelpunkt stellet, wird die Einführung nicht nur gelingen, sondern auch nachhaltige positive Effekte für euer gesamtes Unternehmen haben.