ISO 24495 – wie wir mit einfacher Sprache unsere Prozesse optimieren

So macht ihr eure Texte verständlicher

Die gute Nachricht: Um eure Texte und Prozessdokumentationen verständlicher zu machen, ist nicht zwingend ein weiteres Zertifikat notwendig. Ob eine Zertifizierung nach ISO 24495 für euch sinnvoll ist, ist von eurer Branche und euren Auftragnehmern abhängig. So oder so ist die neue ISO für einfache Sprache aber ein wichtiger Anstoß für Unternehmen, ihre Kommunikation zu verbessern. Darum haben wir einige Praxistipps für euch zusammengestellt:

Auf Wortebene

• Einheitliche Terminologie: Nennt die Dinge beim Namen und scheut euch nicht vor Wiederholungen. Verzichtet auf Klammern und Schrägstriche – entscheidet euch für ein Wort.
• Zusammengesetzte Nomen: Im Deutschen können wir beliebig viele Wörter aneinanderreihen, aber das wird auch schnell unübersichtlich. Also verbindet Wörter, die ihr aus mehr als 2 Nomen zusammensetzt, mit einem Bindestrich.
• Fachwörter: Kennen eure Leser die Begriffe, die für euch selbstverständlich sind? Erklärt oder umschreibt sie lieber, wenn ihr euch unsicher seid.
• Füllwörter: Wörter ohne oder mit geringer Aussage haben in informierenden Texten nichts zu suchen – streicht sie am besten komplett.

Auf Satzebene

• Satzbau: Vermeidet Schachtelsätze und benutzt stattdessen mehrere Hauptsätze hintereinander. Die Faustregel lautet: maximal 1 Nebensatz.
• Aktiv vs. Passiv: Formuliert möglichst aktiv: “Wir optimieren die Prozesse gemeinsam.” anstatt “Die Prozesse werden gemeinsam optimiert.” So ist immer eindeutig, wer handelt.
• Konjunktiv vs. Indikativ: Streicht „wäre“, „müsste“, „würde“ aus euren Texten und schreibt direkt, was Sache ist.
• Modalverben: „Können“, „sollen“, „müssen“ und Co. sind an den meisten Stellen überflüssig. Also streicht die sogenannten „Hilfsverben“ – wo möglich – aus euren Texten und macht klare Aussagen.
• Linksattribute: Ersetzt Formulierungen wie „das zum Leben zu erweckende Managementsystem“ durch Relativsätze: „das Managementsystem, das wir zum Leben erwecken möchten“.
• Nominalisierungen: Back to the roots! Nominalisierungen sind eigentlich Verben – und die verstehen eure Leser viel besser. Ersetzt Formulierungen wie “Unsere Leistungen umfassen die Beratung und Begleitung unserer Kunden.” darum durch Formulierungen wie “Wir beraten und begleiten unsere Kunden.”
• Funktionsverbgefüge: Sie sind genauso umständlich wie ihr Name. Verwendet deshalb einfache Verben wie „beeinflussen“ oder „geben“ anstelle von „Einfluss nehmen auf“ oder „zur Verfügung stellen“.

Auf Textebene

Strukturiert längere Texte, indem ihr

• wesentliche Inhalte zu Beginn kurz zusammenfasst.
• euren Text in kurze Sinnabschnitte gliedert.
• Zwischenüberschriften nutzt.
• bei Aufzählungen mit mehr als drei Elementen Bulletpoints nutzt.
• Schlüsselbegriffe durch Formatierung hervorhebt.

Und so sieht einfache Sprache in der Praxis aus:

Für mehr Textverständnis und vereinfachte Prozesse

Seht ihr den Unterschied zwischen Original und einfacher Sprache? Der optimierte Text ist sowohl kürzer als auch einfacher zu verstehen. Auf die gleiche Weise könnt ihr eure Kommunikation, eure Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen optimieren – und mit einer klaren Message interne sowie externe Prozesse für alle Beteiligten vereinfachen. Eure Kolleginnen und Kollegen und auch eure Auftragnehmer werden es euch danken – ob mit oder ohne ISO 24495-Zertifikat.

Ihr möchtet noch mehr über optimierte Prozesse und Prozessbeschreibungen erfahren? Dann schaut euch die 6 Tipps für eine gute Prozessbeschreibung an!