„Wir haben keine Zeit für Prozesse!“ Wenn du im Qualitäts- oder Prozessmanagement arbeitest, kennst du diesen Satz. Und manchmal erwischst du dich vielleicht beim Gedanken: „Selbst Schuld! Ihr steckt im Hamsterrad und merkt es nicht mal.“ Aber diese Denkweise hilft dir nicht weiter. Sie macht dein Gegenüber klein, dich hart und die Chance auf echte Veränderung ziemlich gering. Denn der Satz ist eine Killerphrase, ja, vor allem aber ist er ein Signal. Und genau das lohnt sich, zu verstehen: Was ist der eigentliche Grund für die Ausrede?
„Keine Zeit“ ist ein scheinbar objektives Argument. Zeit ist knapp, Ende der Diskussion. Prozessarbeit klingt für die meisten nämlich wie zusätzliche Last. Dass sie am Ende viel Zeit einspart, interessiert dein Gegenüber erst einmal nicht. Besser ist es darum, nicht gegen die Phrase zu argumentieren, sondern sie zu übersetzen. Denn „keine Zeit“ bedeutet häufig eigentlich: kein Puffer, keine gute Erfahrung, keine Sicherheit, kein Vertrauen. Hier sind die häufigsten Übersetzungen, die ich in der Praxis sehe – plus Formulierungen, die dir helfen, empathisch zu bleiben und trotzdem zu führen.
Viele deiner Kolleginnen und Kollegen haben Prozesse bislang erlebt als:
Wie du empathisch reagierst, ohne klein beizugeben:
→ „Ich verstehe total, wenn ihr da keine Lust drauf habt, wenn das letzte Mal eher Mehrarbeit war.“
→ „Was genau hat euch damals am meisten genervt? Workshop-Format, Umfang, Ergebnis, Nacharbeit?“
→ „Lass uns diesmal anders starten: nicht mit dem ganzen Prozess, sondern mit dem Punkt, der am meisten Zeit frisst.“
Wichtig: Du musst nicht beweisen, dass Prozesse toll sind. Du musst zeigen, dass dein Vorgehen anders und sinnvoll ist.
Manche hören in deinem Angebot nicht Unterstützung, sondern ein Urteil. Die natürliche Reaktion: „Will mir da jemand erklären, wie ich meinen Job machen soll? Wenn es effizienter ginge, hätte ich das schon längstumgesetzt!“ Das ist kein böser Wille. Das ist Schutz von Kompetenz undIdentität. Sprich den Elefanten im Raum respektvoll an:
→ „Fühlt sich das gerade so an, als würde ich euch erklären wollen, wie ihr euren Job zu machen habt?“
→ „Das ist nicht meine Absicht. Ich will mit euch gemeinsam die Reibung rausnehmen, ihr seid die Expertinnen und Experten für euren Alltag.“
Damit nimmst du Druck aus der Situation und machst Zusammenarbeit wieder möglich.
Manchmal ist es ganz simpel: Die Leute sind am Anschlag und ein stressiger Arbeitsalltag kann uns in einen Flucht-Modus versetzen. In diesem Zustand ist alles, was nach zusätzlichem Aufwand aussieht, erst einmal bedrohlich. Empathisch und wirksam ist hier:
→ „Ich sehe, ihr seid gerade komplett unter Wasser. Was wäre ein Zeitpunkt, der realistisch ist, ohne dass ihr dafür abends länger bleiben müsst?“
→ „Lass uns ganz klein starten. Gib mir 30 Minuten: Wo geht bei euch am meisten Zeit in Rückfragen/Nacharbeit/Suchen drauf? Dann nehmen wir uns genau einen Pain Point vor.“
Das ist kein Aufschieben, das ist kluge Anschlussfähigkeit.
Unbequem, aber wichtig: Manchmal liegt ein Teil des Problems auch bei uns Prozessmenschen. Wenn du (bewusst oder unbewusst) als Retterin oder Retter in der Not auftrittst, entsteht ein Machtgefälle und das führt fast automatisch zu Abwehr. Denn: Niemand will gerettet werden, alle wollen es selbst schaffen.
Hier hilft es, Wirkung zu reflektieren, zu moderieren und zur Selbsthilfe zu befähigen:
→ „Ihr kennt den Alltag. Ich bringe nur Struktur, Methodik und helfe, dass wir es sauber dokumentieren.“
→ „Was wäre für euch eine Lösung, die wirklich praktikabel ist? Ich bin euer Sparringspartner, nicht der Oberlehrer.“
Das ist ein Rollenwechsel, der sehr viel Reibung herausnimmt.
Hab Geduld, zeig‘ Empathie, verstehe die Ursache der Abwehrhaltung und ändere die Umstände. Was heißt das ganz praktisch?
Ja, BPMN kann super sein. Aber erwarte nicht, dass die ganze Organisation das Modell versteht. Wenn Prozessdokumentation wie eine Wissenschaft aussieht, steigen viele innerlich aus. Hast du schon mal ausprobiert, Prozesse tabellarisch zu modellieren und die einzelnen Schritte in Stichpunkten zu beschreiben? So entsteht eine Art Spickzettel für einzelne Arbeitsabläufe.
Die wichtigste Faustformel: Der empfundene Nutzen im Alltag muss größer als der empfundene Aufwand. Wenn Menschen nach dem Workshop erstmal mehr Arbeit haben, hast du verloren – egal wie richtig das Ergebnis ist. Deshalb sorge dafür, dass die Ideen von den Teilnehmenden selbst kommen und die Mehrheit dahintersteht. Das kannst du mit regelmäßigen Check-Ins im Workshop erzielen:„ Ist das aus eurer Sicht der Weg, der es euch im Alltag leichter macht?”
„Wir haben keine Zeit für Prozesse“ ist eine Killerphrase – aber auch eine Einladung, genauer hinzusehen: Was ist der eigentliche Grund? Wenn du Geduld hast, empathisch bleibst und dein Vorgehen so gestaltest, dass Menschen schnell echten Nutzen spüren, wird aus dem Stoppschild wieder ein Gespräch. Und aus „keine Zeit“ wird Schritt für Schritt: „Okay – lass es uns so machen, dass es uns wirklich hilft.“
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