Easy ERP: 8 Tipps für den erfolgreichen Wechsel auf SAP

Lennart Blauschke

Von

Lennart Blauschke

Veröffentlicht am

17.1.2023

Easy ERP: 8 Tipps für den erfolgreichen Wechsel auf SAP

Die Einführung eines neuen ERP-Systems verzögert sich in vielen Unternehmen enorm. Aber warum eigentlich?

Der Grund sind meist seitenlange Schulungsunterlagen, die den Mitarbeitern nicht wirklich weiterhelfen. Die gesuchten Informationen sind viel zu schwer zu finden und sind, falls doch auffindbar, nicht auf aktuellem Stand. So können Ihre Mitarbeiter das neue ERP-System nicht im Arbeitsalltag nutzen. Das frustriert! Es muss eine zentrale Plattform her, auf der Ihr Kollegium alle Informationen übersichtlich und strukturiert sammeln und jederzeit aktualisieren kann. Ein Interaktives Managamentsystem bietet solch eine Plattform und damit den idealen Grundstein für eine erfolgreiche Einführung des neuen ERP-Systems – und für noch wirtschaftlichere Prozesse.

Der Mitarbeiter im Fokus des Managementsystems

Moment mal: Zwei neue Systeme gleichzeitig einzuführen, sorgt doch nur für noch mehr Chaos. Oder? Doch genau das Gegenteil ist der Fall! Vielleicht erinnern Sie sich noch an die Einführung Ihres aktuellen ERP-Systems: Das war sicher ein umfangreiches Projekt und eine große Umstellung für Ihre Mitarbeiter. So etwas geht mit vielen Unklarheiten und Rückfragen einher, kostet Zeit, Geld und die Nerven aller Beteiligten. Ein Interaktives Managementsystem bietet in dieser Situation erhebliche Vorteile.

Allgemein betrachtet verfolgt solch ein System den Ansatz, Prozessverantwortlichkeiten von der QM-Abteilung zu den Wissensträgern selbst zu verlagern. Die Menschen, die die Prozesse tatsächlich ausführen, bringen ihr Wissen also direkt ins System ein und geben es darüber an andere weiter. Für Ihren konkreten Anwendungsfall bedeutet das: Im Interaktiven Managementsystem bündeln Sie und Ihre Kollegen alle relevanten Informationen, strukturieren Ihre Unternehmensprozesse klar und bringen das Feedback zu den neuen ERP-Prozessen für alle sichtbar ein. Dass alle Mitarbeiter aktiv an der Prozessgestaltung beteiligt sind, sorgt sowohl für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess als auch für mehr Akzeptanz der unternehmerischen Vorgaben. Mit dieser Basis minimieren Sie Zeit, Kosten und strapazierte Nerven.

Zwei neue Systeme einzuführen, sorgt in diesem Fall also für mehr Erfolg und weniger Stress. Der Schlüssel sind aktuelle Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen, die Ihren Mitarbeitern im Arbeitsalltag helfen und damit letztlich die Produktivität des gesamten Unternehmens steigern.

Interaktiver Spickzettel für das gesamte Unternehmen

Führen Sie zuerst ein Interaktives Managementsystem ein, steigen Ihre Chancen auf eine reibungslose Einführung des ERP-Systems erheblich. Die zwei Hauptgründe dafür sind:

1. Weniger Blindleistung

Ein neues ERP-System einzuführen, ist aufwendig, denn Mitarbeiter müssen geschult werden. Dabei entsteht neues (Prozess-)Wissen und es ergeben sich neue Best Practices, die meist nicht dokumentiert werden. In einem Interaktiven Managementsystem wird dieses Wissen aber von Beginn an einheitlich und nachhaltig notiert. So können die nachfolgenden Mitarbeiter gleich auf die Erkenntnisse ihrer Kollegen zurückgreifen, diese nutzen, ergänzen, verbessern und aktualisieren. Dies ermöglicht eine schrittweise Optimierung der Prozessdokumentation zu jedem Zeitpunkt des ERP-Projekts. Dadurch vermeiden Sie Blindleistung, vereinfachen die Einführung des ERP-Systems und beschleunigen Ihre Prozesse.

2. Prozessorientierte Dokumentation mit echtem Mehrwert

Im Interaktiven Managementsystem dokumentieren Sie Best Practices kontinuierlich und abteilungsübergreifend entlang der Prozesskette. Damit brechen Sie Silodenken auf und es entsteht automatisch eine prozessorientierte Wissensplattform, von der das gesamte Unternehmen profitiert. Statt an einmaligen Frontalschulungen teilzunehmen, erstellen Ihre Mitarbeiter Arbeitsanweisungen, die sie akut bei der Umstellung der betroffenen Prozesse und langfristig im gesamten Arbeitsalltag unterstützen. So wird das Managementsystem zur zentralen Wissensplattform mit Prozessbeschreibungen, Tipps und Tricks für Ihre Kollegen.

Mit reduzierter Blindleistung und einer prozessorientierten Dokumentation entfallen zwei elementare Hürden, die oftmals einen Aufschub oder eine Kostenexplosion verursachen. Das neue ERP-System wird schneller, effizienter und nachhaltiger eingeführt und gleichzeitig etablieren Sie Ihr Interaktives Managementsystem als wertvolles Tool im Arbeitsalltag. Damit spart Ihr Unternehmen Kosten, die durch Unterbrechungen, Fehler und wiederholte Schulungen entstehen würden.

8 Tipps zum erfolgreichen ERP-System

Hier sind unsere praxiserprobten für das erfolgreiche Zusammenspiel von Interaktivem Managementsystem und ERP-System:

1. Sammeln Sie alle Informationen konsequent im neuen Managementsystem.

Egal, ob E-Mails, Schulungen, Meetings oder Flurfunk – bringen Sie alles an einem Ort zusammen, sodass für alle ein Single-Point-of-Truth entsteht.

2. Holen Sie Ihre Kollegen früh mit ins Boot und beteiligen Sie sie aktiv an der Gestaltung der Prozesse.

So steigt die Motivation, das neue System zu nutzen und damit die Dokumentation immer aktuell zu halten. Gleichzeitig steigt die Identifikation mit den dokumentierten (ERP-)Prozessen.

3. Dokumentieren Sie Wissen entlang Ihrer Prozesse.

Denn mit einer abteilungsübergreifenden Dokumentation minimieren Sie Schnittstellenverluste.

4. Halten Sie Ihre Prozesse immer aktuell.

So ist der Mehrwert für alle am größten! Der gemeinschaftliche Ansatz reduziert den Aufwand: Alle Mitarbeiter sind aktiv am Prozessmanagement beteiligt.

5. Gestalten Sie Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen wie ein Kochrezept.

Das heißt: Beschreiben Sie alle Schritte so knapp wie möglich und so detailliert wie nötig. Stellen Sie sich vor, ein neuer Mitarbeiter muss den Prozess anhand Ihrer Dokumentation ausführen.

6. Nutzen Sie das Managementsystem als Trainingsoberfläche.

Verwenden Sie die dokumentierten Prozesse und Arbeitshilfen in der Testphase des neuen ERP-Systems, lassen Sie Ihre Kollegen eigene Prozessdokumentationen schreiben und vorhandene ergänzen.

7. Beantworten Sie offene Fragen im neuen Managementsystem.

Stellt ein Mitarbeiter Ihnen eine Frage, halten Sie die Antwort im entsprechenden Prozess oder der entsprechenden Arbeitsanweisung fest. Taucht dieselbe Frage noch einmal auf, verweisen Sie Ihre Kollegen direkt an die richtige Stelle im Managementsystem. Auf diese Weise müssen Sie Fragen nur einmal beantworten und Sie reduzieren Rückfragezeiten enorm.

8. Verlinken Sie Prozesse untereinander; verlinken Sie Vorlagen, Arbeitsanweisungen, Arbeitshilfen oder andere Systeme direkt im richtigen Prozessschritt.

Dadurch haben Sie alle nötigen Informationen immer direkt griffbereit.

Schaffen Sie die richtige Basis für Ihre ERP-Umstellung!

Ein Interaktives Managementsystem ist der ideale Grundstein für die effiziente Umstellung auf ein neues ERP-System und gleichzeitig eine zentrale Wissensplattform, die Unternehmen noch wirtschaftlicher und zukunftsfähiger aufstellt.

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