6 Gründe für ein Managementsystem auf Wiki-Basis

Die Theorie: Was ist überhaupt ein Wiki?

Einfach ausgedrückt: Ein Wiki ist eine Website, deren Besucher die Inhalte sowohl lesen als auch bearbeiten können. In einem Managementsystem auf Wiki-Basis sammeln also alle Mitarbeiter ihr Wissen und ergänzen dieses kontinuierlich mit neuen Erfahrungswerten. Das geht direkt über den Webbrowser – genauso wie wir es aus der Web-Enzyklopädie Wikipedia kennen.

Geeignete Unternehmens-Wikis zeichnen sich aus durch

• einfache Handhabung
• individuelles Rechtemanagement
• frei konfigurierbare Freigabeworkflows
• sicherer Freigabeworkflow
• automatische Versionierung aller Wiki-Seiten und Dokumente
• vollumfängliches Aufgaben- und Maßnahmenmanagement
• integrierte Workflow Engine
• Volltextsuche über sämtliche Inhalte und angehängte Dokumente
• Zugriffssteuerung über den zentralen Verzeichnisdienst, zum Beispiel Active Directory

Die Vorteile: Warum sind Wikis so eine gute Basis für Managementsysteme?

1. Schwarmintelligenz nutzen: Das Wissen jedes Einzelnen wird zum gemeinsamen Erfahrungsschatz.

In den Köpfen eurer Mitarbeiter steckt wertvolles Wissen. Mit einem Wiki-basierten Managementsystem macht ihr es für das gesamte Unternehmen nutzbar! Denn Wissensträger erstellen Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Co. selbstständig und optimieren die Inhalte gemeinschaftlich.

Dass jedes Teammitglied Änderungen in das Wiki einbringen kann (und auch soll), birgt natürlich auch Risiken. Sind die neuen Informationen auch verlässlich? Ein frei konfigurierbarer Freigabeworkflow stellt die inhaltliche und formale Korrektheit sicher.

2. Effizienter arbeiten: Der Pflegeaufwand wird kleiner, die Wirkung größer.

Einer der großen Vorteile von Wikis: Alle neuen Beschlüsse und Erfahrungswerte lassen sich schnell und einfach über den Webbrowser hinzufügen. Ebenso wie der kollaborative Ansatz führt dies zu einem besonders pflegeleichten Managementsystem, da die Dokumentation auf alle Schultern verteilt ist. Gleichzeitig schaffen die große Dynamik des Systems sowie die relevanten Informationen darin einen Anreiz für die Mitarbeiter, sich immer wieder mit der Dokumentation zu beschäftigen.

3. Best Practices umsetzen: Das Managementsystem bleibt auf dem neuesten Stand – immer.

Auch hier punktet die einfache Bedienung des Wikis. Da der Aufwand für Änderungen in der Dokumentation minimal ist, sind eure Mitarbeiter motivierter, neue Erkenntnisse direkt einzubringen. Auf diese Weise wird das Managementsystem zum stets aktuellen Abbild eurer Best Practices – und damit zur wertvollen Informationsquelle im Arbeitsalltag.

4. Wissen zentral bündeln: Die Such- und Rückfragezeiten sinken.

Im Wiki-basierten Managementsystem erhält jeder Mitarbeiter alle Informationen, Vorlagen, Hilfestellungen und Links zu anderen IT-Systemen, die er für die tägliche Arbeit benötigt. Damit wird das Managementsystem zum zentralen Spickzettel eures Unternehmens. Das spart wertvolle Zeit für die Suche nach Informationen und für Rückfragen.

5. Prozessdenken fördern: Alle Mitarbeiter arbeiten teamübergreifend zusammen.

Zu den gewünschten Prozessen, Aufgaben und Informationen navigieren sich die Nutzer im Managementsystem über eine zentrale Prozesslandkarte. Wichtig ist es, die Prozesse darauf nach den dahinterliegenden Aktionen zu benennen – nicht nach den einzelnen Abteilungen des Unternehmens. Das fördert das Prozessdenken eurer Mitarbeiter, da der abteilungsübergreifende Gesamtprozess in den Fokus rückt.

6. Nachhaltig und partizipativ führen: Betroffene werden zu Beteiligten.

Ein Unternehmens-Wiki eignet sich hervorragend als Instrument für eine nachhaltige und partizipative Führung. Denn jedes Teammitglied kann im Wiki aktiv mitbestimmen – und wer die Regeln und Vorgaben im Unternehmen mitgestaltet, identifiziert sich auch mit ihnen. Das Ergebnis: zufriedene Mitarbeiter und eine hohe Prozesstreue.

Wissen weitergeben, Erfahrungen austauschen

Dank Wiki-Technologie steigen sowohl die Prozesseffizienz als auch die Zugriffszahlen auf euer Managementsystem. Dabei ist die Partizipation aller Mitarbeiter der Schlüssel zum lebendigen Managementsystem, das sich evolutionär weiterentwickelt. Der soziotechnische Regelkreis sorgt dafür, dass Fehler und Schwächen schnell identifiziert und eliminiert werden. Das Ergebnis ist ein hochwertiges Informations-, Führungs- und Arbeitsportal für das gesamte Unternehmen.