Vom Bürokratie-Monster zum Effizienz-Wunder: In 7 Schritten zum Managementsystem, das Mehrwert auf allen Ebenen stiftet

Diese Art von Managementsystemen wird oft als notwendiges Übel wahrgenommen – ein Werkzeug, das zwar da ist, aber selten das volle Potenzial fürs Unternehmen entfaltet. Doch wie wäre es, wenn es eine Alternative gäbe? Ein Managementsystem, das diese Herausforderungen nicht nur meistert, sondern sie in echte Vorteile verwandelt?

In einer meiner Umfragen auf LinkedIn zeichnete sich ein deutliches Bild ab, welche Anforderungen Geschäftsführer und  Geschäftsführerinnen an QM-Systeme haben:  Sie sollen wenig Aufwand mit sich bringen, pragmatisch sein und zu reibungslosen Abläufen verhelfen.

Ein Interaktives Managementsystem kann genau das leisten. Es stellt sich den gängigen Problemen entgegen und bietet eine Lösung, die ein Unternehmen effizienter und zukunftssicherer macht. Im Folgenden werfen wir einen detaillierten Blick darauf, welche Erfolgsfaktoren bei solchen Systemen für mittelständische produzierende Unternehmen wichtig sind.  

1. Bürokratieabbau und Verschlankung des Apparats

Einer der größten Vorteile eines interaktiven Managementsystems ist der Abbau von Bürokratie. Braucht es wirklich 5- oder 10-stufige Freigaben von Dokumenten? Muss tatsächlich auf Papier unterzeichnet werden? Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen reduzieren manuelle Tätigkeiten. Das spart nicht nur Kosten, sondern gibt den Mitarbeitenden auch mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.  

2. Produkte schneller zur Marktreife bringen

Die Time-to-Market ist entscheidend – insbesondere in der produzierenden Industrie. Ein Interaktives Managementsystem kann die Entwicklungszyklen von Produkten erheblich verkürzen, indem es transparente Schnittstellen schafft, Informationen aus verschiedenen Abteilungen zentralisiert und so einen reibungslosen und effizienten Ablauf sicherstellt. So können Fehlerquoten nachhaltig reduziert werden. Denn die Frage:  „Wer ist denn aktuell für Thema XYZ zuständig?“, beantwortet das System innerhalb von zwei Klicks. Sämtliche Zuständigkeiten sind klar und das Produkt ist schneller auf dem Markt.

3. Disziplinen zusammenbringen und Synergieeffekte schaffen

Ein solches System fungiert auch als Plattform, auf der Prozess-, Wissens- und Qualitätsmanagement zusammenkommen können, um voneinander zu profitieren. Prozesse benötigen Detailtiefe, um Mehrwert im Alltag zu erzeugen, also Wissen. Und Wissen benötigt Struktur und Kontext, um zum richtigen Moment abrufbar zu sein, also Prozesse. Ein perfect Match. Und so kommt das Wissen der Kollegen und Kolleginnen, die bald in Rente gehen, auch bei ihrer Nachfolge an.  

4. Ein Schweizer Taschenmesser

Ein Interaktives Managementsystem entpuppt sich oftmals als echte Hilfestellung, bspw. bei der Begleitung eines ERP-Wechsels. 70 % der ERP-Projekte sind weder in-time, noch in-budget. Warum? Einerseits dauert das Definieren der Prozesse oftmals wesentlich länger als gedacht, andererseits finden sich die Nutzerinnen und Nutzer häufig nicht schnell genug im neuen ERP-System zurecht. Deshalb führen viele Unternehmen vor oder noch in der Anfangsphase des ERP-Wechsels ein Interaktives Managementsystem ein – um Prozesse vorab zu definieren und Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Verknüpfungen in das neue ERP-System zu hinterlegen.

5. Benutzerfreundlichkeit: Einfachheit ist Trumpf

Ein oft unterschätzter, aber wesentlicher Faktor ist die Benutzerfreundlichkeit. Intuitive Systeme reduzieren Suchzeiten und erleichtern die Handhabung für alle Mitarbeitenden. Das impliziert auch die Darreichungsform der Prozesse: komplexe grafische Modellierung ist nicht für den menschlichen Adressaten gedacht. Warum nicht? Das erfährst du in diesem Blogbeitrag: Flexibilität vs. Struktur: Die Wahl der richtigen Prozessmodellierung — Modell Aachen Insights. Ein Interaktives System arbeitet mit sehr reduzierter Darstellung, aber vor allem mit knackigen, kochrezeptartigen Prozessbeschreibungen.

6. Flexibilität und Skalierbarkeit

Ein weiteres Plus ist die Flexibilität, die ein Interaktives Managementsystem bietet. Es lässt sich ohne großen Aufwand skalieren und an veränderte Unternehmensgrößen und -strukturen anpassen. Dies ist besonders für wachsende und sich wandelnde mittelständische Unternehmen von Bedeutung. Ein neuer Standort entsteht oder ein Unternehmen wird akquiriert? Ad hoc können Sub-Units geschaffen und Prozesse vererbt werden.  

7. Das Managementsystem als Führungsinstrument

Eine große Herausforderung für viele Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen ist es, dass Führungsimpulse wirklich da ankommen, wo sie hinsollen. Werden wöchentliche Memos geschickt oder per Intranet eine neue Vorgabe erläutert, besteht die Gefahr, dass sich dieser Impuls versendet, statt im täglichen Doing anzukommen. Ein Interaktives Managementsystem verknüpft Führungskommunikation und operatives Doing und bringt die nötige Transparenz in die täglichen Abläufe.  

Du willst mehr zum Thema Managementsystem als Führungswerkzeug lernen? Dann ist der Blog von meinem Kollegen Lennart genau das  Richtige für dich: Das Managementsystem als Führungswerkzeug: Funktioniert das wirklich? — Modell Aachen Insights

Nicht alle der oben genannten Werttreiber sind für jedes Unternehmen gleichermaßen wichtig. Wäge deshalb genau ab, was für dein Unternehmen relevant ist. Die Königsdisziplin: Du kannst die einzelnen Punkte quantifizieren. Was kostet es dein Unternehmen, wenn die Marktreife erst drei Monate später erreicht wird? Was kostet es, wenn das ERP-Projekt acht Monate länger dauert, weil die Prozesse nicht vorab definiert waren?

Fazit

Ein Interaktives Managementsystem bietet zahlreiche Vorteile für Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen mittelständischer Unternehmen. Es ist kein alleiniges Tool fürs Qualitätsmanagement, sondern ermöglicht es Unternehmen, agil zu handeln und sich zukunftssicher zu positionieren. Es gibt heute keinen Grund mehr dafür, ein Qualitätsmanagementsystem nur fürs Zertifikat zu betreiben, es sei denn, man verbrennt gerne Geld.

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