“Unsere Prozesse sollen leben!”, so schallt es durch die Flure der Unternehmen. Die große Herausforderung dabei ist, dass meist nur eine kleine Anzahl an Leuten – nämlich die Prozessmanager – Prozesse modellieren, planen und diskutieren. Und die meisten anderen Menschen in einer Organisation interessieren sich wenig bis gar nicht dafür.
Das lässt einen einfachen Schluss zu: Es herrscht Uneinigkeit über den Wert des Prozessmanagements. Daraus lassen sich zwei Szenarien ableiten:
Es scheint jedoch so, als ob diese Frage in der Prozessmanagement-Bubble nur selten gestellt wird. Vielmehr wird häufig einfach angenommen, dass das Prozessmanagement unverzichtbar ist (1.), ohne das laute Schweigen der anderen Mitarbeiter zu berücksichtigen (2.).
Unabhängig davon, ob Prozessmanagement unterschätzt oder überschätzt wird, ist es ein fataler Fehler, diese Diskussion zu überspringen. Denn solange nicht alle Mitarbeiter davon überzeugt sind, dass mehr Prozessmanagement tatsächlich hilft, ist es schwierig, Prozesse erfolgreich zu optimieren.
Und ganz nebenbei: Diese Problematik ist nicht auf das Prozessmanagement beschränkt. Sie stellt viele Unternehmen auch in anderen Fachdisziplinen vor Wirksamkeitsbarrieren, zum Beispiel im Qualitätsmanagement, in der Compliance, der Organisationsentwicklung oder in der internen Revision.
Anstatt also weiter gebetsmühlenartig zu fordern “Unsere Prozesse sollen leben!”, ist Ursachenforschung angesagt. Dabei stehen folgende Fragen im Fokus:
Die Antwort auf die dritte Frage ist entscheidend für den Erfolg des Prozessmanagements! Der Wert, den Mitarbeiter dem Prozessmanagement beimessen, beeinflusst nämlich ihre Bereitschaft, sich aktiv an der Optimierung von Prozessen zu beteiligen.
Erkennen die Mitarbeiter keinen Nutzen im Prozessmanagement? Dann wird es schwierig, sie nachhaltig davon zu überzeugen, dass sich eine Veränderung der Prozesse lohnt. Darum gilt es, die greifbaren Vorteile für jeden Einzelnen hervorzuheben. Das könnte beispielsweise eine geringere Arbeitsbelastung sein: Wenn Prozesse glatt laufen, fallen Doppelarbeit und unnötige Schritte weg. Weniger Stress im Arbeitsalltag ist in der Praxis ein besseres Argument als verringerte Prozesskosten, die der Einzelne kurzfristig oft meist weder sieht noch fühlt.
Ist Prozessmanagement also überschätzt? Es kommt drauf an, wen man fragt. Aber: Der persönliche Nutzen im Prozessmanagement? Absolut unterschätzt!
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