Strukturiert dokumentieren im Managementsystem – wie geht das?

Die Herausforderung: das Managementsystem gut strukturieren

Qualitätsmanagementbeauftragte stehen vor verschiedenen Herausforderungen:

1. Übersichtlichkeit: Es ist eine Kunst, eine Managementsystem-Dokumentation zu organisieren und die Flut an Informationen übersichtlich darzustellen, sodass sie für den Arbeitsalltag der Mitarbeiter nützlich sind.
2. Anpassungsfähigkeit: Das Managementsystem muss flexibel genug sein, um auf Veränderungen der Organisation und ihrer Prozesse zu reagieren.
3. Identifikation: Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter die Struktur verstehen und sich darin wiederfinden.
4. Wirkzusammenhänge: Es sollte klar ersichtlich sein, wie verschiedene Elemente der Organisation, zum Beispiel Prozesse, in der Leistungserbringung zusammenwirken.
5. Vollständigkeit und Trennschärfe: Die Struktur sollte das Managementsystem vollständig und trennscharf widerspiegeln – jeder Inhalt sollte also genau ein zu Hause haben.

Ein Lösungsansatz: das Aachener Qualitätsmanagement-Modell

Eine effektive Lösung für diese Herausforderungen bietet das Aachener Qualitätsmanagement-Modell. Es hilft dabei, die Managementsystem-Dokumentation prozessorientiert zu strukturieren. Dabei unterscheidet das Modell drei Kategorien von Prozessen:

1. Kernprozesse oder Wertschöpfungsketten: Sie schaffen den Wert, für den der externe Kunde bereit ist zu zahlen („Quality forward chain“). Entgegengerichtet zur vorwärts gerichteten Wertschöpfung verlaufen die rückkoppelnden Prozesse („Quality backward chain“). Diese unterstützen die Organisation dabei, die Kernprozesse kontinuierlich zu verbessern.
2. Unterstützende Prozesse: Sie sind erforderlich, um die Kernprozesse auszuführen, sind selbst jedoch nicht wertschöpfend. Darum werden sie oft auch als wertsichernde Prozesse bezeichnet.
3. Führungsprozesse: Sie helfen dabei, die Kern- und Unterstützungsprozesse sowie die daran beteiligten Mitarbeiter auszurichten und zu steuern.

Diese Struktur bildet das Geschäftsmodell des Unternehmens in einer Prozesslandschaft ab und stellt dabei zielgerichtet den Kunden sowie die Qualitätslieferung in den Fokus. Zusammenhänge und Wechselwirkungen der Prozesse sind klar ersichtlich.

Bei geeigneter IT-Unterstützung können die einzelnen Bereiche der Prozesslandschaft im Managementsystem auf die dahinterliegenden Prozesse verlinken. Auf diese Weise fördert das Modell Transparenz und bietet eine intuitive Navigation durch die Prozesslandschaft.

Darum sind andere Modelle ungeeignet

Andere Modelle, die oft zur Strukturierung eines Managementsystems in Betracht gezogen werden, sind eher ungeeignet. Denn …

• … das EFQM-Modell ist für die Bewertung von Managementsystemen gedacht, nicht für deren Strukturierung. Es bietet lediglich Anregungen für die Gestaltung eines guten Managementsystems.
• … das St. Galler Managementmodell veranschaulicht die Wirkzusammenhänge eines Unternehmens – vor allem im Zusammenspiel mit seiner Umwelt und dem Markt. Für die Strukturierung eines Managementsystems ist es nicht vorgesehen.
• … das Process Classification Framework (PCF) ist ein effektives Werkzeug zur Prozessklassifizierung und -optimierung, es konzentriert sich jedoch auf die Bewertung der Prozessleistung.
• … das SCOR-Modell ist gut dafür geeignet, Materialflüsse zu modellieren und zu optimieren. Da es kaum einen Zusammenhang zwischen einem reibungslosen Materialfluss und der Qualität eines Produkts gibt, ist es für die Strukturierung des Managementsystems nicht optimal.

Das Aachener Qualitätsmanagement-Modell hingegen ist genau auf unser Ziel ausgerichtet: Managementsysteme effektiv zu strukturieren.

Und jetzt zur Praxis: Unter "Ähnliche Beiträge" geht es weiter mit den 7 Tipps zur Erstellung einer Prozesslandkarte nach dem Aachener Qualitätsmanagement-Modell.

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