Status Quo: theoretisch wichtig, aber praktisch vernachlässigt

Vorweg: Keine Sorge, den meisten anderen Unternehmen geht es beim Thema Wissensmanagement genauso, wie es euch vielleicht geht. Wir haben Qualitäts- und Prozessmanager aus 70 mittelständischen Unternehmen nach ihrer Einschätzung dazu gefragt; dabei konnten sie die folgenden Aussagen auf einer Skala von 0 („Ich stimme gar nicht zu.“) bis 10 („Ich stimme voll zu.“) bewerten:

1. Aussage „Aktives Wissensmanagement ist für uns essenziell.“

Mit einer durchschnittlichen Bewertung von 8,3/10 fällt die Zustimmung sehr hoch aus, der Median liegt sogar bei 9/10.

2. Aussage „Wissen wird bei uns sehr systematisiert gemanaged.“

Bei dieser Aussage liegt die Zustimmung im Durchschnitt lediglich bei 5,1/10.

3. Aussage „In Zukunft wird Wissensmanagement an Bedeutung gewinnen.“

Bei der Frage nach dem Zukunftstrend ist die Zustimmung mit 8,9/10 im Durchschnitt am höchsten. Nur 4% der Befragten antworten mit einer Bewertung kleiner 7.

Daraus lässt sich folgern: Wissensmanagement wird als wichtig erachtet. Wenn es um konkrete Maßnahmen geht, wird das Thema aktuell jedoch oft verschoben oder bleibt unklar und diffus. Doch wenn wir davon ausgehen, dass die Qualitäts- und Prozessmanager die Lage richtig einschätzen, sollten wir dringend die Ärmel hochkrempeln und die Herausforderung Wissensmanagement angehen. Los geht’s!

Wissen vs. Kompetenz

Beginnen wir mit einer praxisnahen Definition von Wissen: Wissen ist der verfügbare Pool von Fakten, Informationen und Regeln, auf die sich Personen oder Gruppen stützen. Dieser Pool zeichnet sich durch hohe Gewissheit aus. Wir gehen also davon aus, dass er gültiges und wahres Wissen enthält. Dieses dient als Fundament, auf dem wir Entscheidungen treffen und Probleme lösen.

Im Gegensatz dazu bezeichnet Kompetenz das Vermögen, Aufgaben und Probleme selbstständig zu lösen und dabei das vorhandene Wissen anzuwenden. Wissen bildet somit die Basis, wobei erst die nötige Kompetenz es ermöglicht, Wissen im konkreten Kontext anzuwenden.

Wissen ist Macht – und Zukunftssicherheit

In Deutschland wird das Thema Wissensmanagement oft aus der Arbeitsmarktsituation motiviert. Befragt man das Statista Research Department sind etwa 51 Millionen Menschen in Deutschland erwerbsfähig – Achtung: nicht erwerbstätig. Bis 2035 wird diese Zahl um 1,6 bis 4,8 Millionen sinken. Das bedeutet, dass wir in Summe weniger menschliche Arbeitskraft zur Verfügung haben werden.

Eine Hoffnung, die gleiche Menge an Arbeit mit weniger Händen verrichten zu können, liegt in neuen Technologien. Die erhoffte Produktivitätssteigerung ist in der historischen Entwicklung auch begründet. Ob neue Technologien in eurem Unternehmen als Brücke ausreichen, kommt allerdings stark auf euer Geschäftsmodell an. So oder so stellt sich hier jedoch die Frage: Wie generieren und verteilen wir zielführend das Wissen, das wir in unserer Organisation zukünftig brauchen? Wie machen wir das Fachwissen Einzelner zugänglich für andere?

Ärmel hochkrempeln und das Know-how bei der Wurzel packen

Um Wissensmanagement effektiv in eurem Unternehmen zu implementieren, gibt es einige Schritte zu beachten:

1. Definiert, was ihr in eurer Organisation unter Wissen versteht und welche Arten von Wissen es gibt. Zum Beispiel Prozesswissen, Produktwissen, ...
2. Fragt euch, wo der Engpass in eurem Wissensmanagementprozess liegt. Wo hakt es? In der Generierung von neuem Wissen, der Verteilung dessen, der Anwendung oder dem Verlernen von altem Wissen?
   
   Eine typische Herausforderung ist hierbei individuelles Wissen, das für andere nicht zugänglich ist. Es hapert also meist in der Verteilung. Praxiserprobte Lösungsansätze sind dann unter anderem Mentoring-Programme, die darauf abzielen, Wissen mit neuen Kolleginnen und Kollegen zu teilen. Oder aber ihr bietet im Team an, gemeinsam mit Qualitäts- oder Prozessmanagern Fallbeispiele durchzugehen und die einzelnen Schritte geeignet aufzunehmen.
   ‍
3. Letztlich sollte eine Organisation eine gemeinsame Erwartungshaltung daran haben, wie und wo sie ihr Wissen teilt. Bei Unternehmen mit einem Interaktiven Managementsystem ist ebendieses die zentrale Stelle hierfür: Wissen wird als Schmierstoff der Prozesse betrachtet und direkt an die Prozessdokumentation gefüttert. Stellt darum sicher, dass eure Mitarbeiter verstehen, dass die Prozessbeschreibung der Ort ist, um Wissen zu kommunizieren!

Relevante Wettbewerbsvorteile durch effektives Wissensmanagement

Die Zahlen und Trends zeigen deutlich, dass wir in Zukunft weniger und weniger qualifizierte Arbeitskräfte haben werden. Deshalb ist es genau jetzt an der Zeit, das Thema Wissensmanagement in eurem Unternehmen anzupacken. Denn richtig angegangen, lassen sich grade im Mittelstand relevante Wettbewerbsvorteile durch effektives Wissensmanagement aus- und aufbauen, etwa durch:

• schnelleres Onboarding neuer Personen und effektives Crossboarding bei Rollenwechsel
• deutlich weniger Prozessfehler durch Unwissenheit
• schnellere und weniger aufwendige Arbeitsabläufe, da das Wissen an den richtigen Stellen liegt

Also: Wo liegt der Engpass in eurem Wissensmanagement?