Ariadne – a new chapter for Modell Aachen and orgavision!
Discover Ariadne
Verlaufen Änderungen und Verbesserungsvorschläge regelmäßig im Sande, suchen viele die Schuld zunächst beim Managementsystem. Dann heißt es: zu bürokratisch, zu unübersichtlich, zu kompliziert. Dabei kann das Tool selbst rein gar nichts dafür. Der wahre Grund ist erstaunlich banal: Es gibt zu viele Freigabestufen.
Mehr Freigabestufen lösen kein Qualitätsproblem. Sie zeigen eins auf.
Freigaben haben ihren festen Platz in jedem funktionierenden Managementsystem. Besonders dort, wo Änderungen echte Auswirkungen haben auf Sicherheit, Compliance, Kund:innen oder Produktion. Ganz ohne Freigaben geht es also nicht. In vielen Organisationen sind sie jedoch eher aus einem Sicherheitsbedürfnis heraus entstanden als aus echter fachlicher Notwendigkeit.
So bilden sich Set-ups wie diese:
Mit Qualitätssicherung hat das nicht mehr viel zu tun – es ist Stauverwaltung.
Je mehr Freigabestufen ein Vorschlag durchlaufen muss, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass genau das passiert, was eigentlich verhindert werden sollte: Das System wird geschwächt und verliert an Wirkung.
In einer Umfrage auf LinkedIn wollte ich im Januar 2025 wissen: „Wie lange dauert es durchschnittlich, bis eine Prozessänderung freigegeben und kommuniziert ist?“
Das Ergebnis aus 77 Stimmen:
Mehr als ein Drittel wartet länger als drei Monate auf eine Prozessänderung. Eigentlich undenkbar in einer Welt, in der sich Anforderungen, Prioritäten und Rahmenbedingungen immer schneller verändern.
Beim Blick auf die Anzahl der Freigabestufen sieht es nicht unbedingt besser aus:
Zwar gibt über die Hälfte der 121 Umfrageteilnehmer:innen an, nur eine bis zwei Freigaberunden drehen zu müssen. 41 % der Befragten haben dagegen drei oder mehr Stufen zu überwinden. Ab drei Stufen handelt es sich in der Praxis selten noch um Qualitätssicherung und Freigabestufen werden zur Innovationsbremse.
Viele Freigabeketten wirken, als hätte man das Organigramm einfach in einen Workflow übersetzt: Alles muss möglichst weit nach oben getragen werden. Hinter diesem Muster stecken oft der Wunsch nach persönlicher Absicherung, unklare Rollen oder fehlendes Vertrauen.
Nach dem Motto: Viele Köche verderben zwar nicht zwangsläufig den Brei. Aber falls doch, bleibt die Verantwortung dafür nicht an einer einzelnen Person hängen.
Das Problem: Hierarchie allein ist kein Qualitätskriterium. Prozessnähe schon. Doch die bleibt auf der Strecke, wenn alle Änderungen über den Schreibtisch der obersten Führungskraft laufen müssen. Diese besitzt zwar Autorität, aber nicht zwangsläufig das für die Entscheidung benötigte Praxiswissen.
Hierarchische Freigabeschleifen produzieren zwar auf dem Papier Sicherheit, gehen jedoch zulasten von Geschwindigkeit, Agilität und Ownership.
Ein Freigabeschleifen-Wildwuchs ist oft ein Symptom dafür, dass es keine klare Prozessverantwortung gibt. Denn wenn nicht definiert ist, wer eine Änderung freigeben darf, werden einfach alle gefragt, die in irgendeiner Form involviert sind.
In der Praxis schafft das neue Probleme: Was, wenn vier von fünf Personen zustimmen – und eine nicht? Schon landet man in einer Sackgasse.
Ein wirksamer Hebel liegt daher nicht in zusätzlichen Kontrollinstanzen, sondern in klaren „Spielregeln“. Wer diese sauber definiert, braucht in der Regel deutlich weniger Freigabestufen und erzielt bessere Ergebnisse.
Ganz ohne Freigaben geht es im Arbeitsalltag nicht. Die Lösung lautet daher: durchdachte Freigaben. Sie sollten so tief wie möglich und nur so hoch wie nötig angesetzt sein und dort stattfinden, wo ...
Eskalationsstufen sollten nur bei strategischer, rechtlicher oder finanzieller Relevanz erklommen werden – nicht „aus Prinzip“. Da Freigabestufen oft nicht aus einem echten Bedarf, sondern aus Unklarheit entstehen, lösen sich viele Schleifen in Luft auf, sobald festgelegt ist, wer entscheidet, wer informiert werden muss und wer fachlich (nicht juristisch) haftet.
Klare Rollen und Verantwortlichkeiten sind das eine. Ebenso wichtig ist ein System, das Prozesse sichtbar macht. Denn von Mitarbeitenden eingereichte Änderungen, die still und leise im Unternehmensorbit verschwinden, sorgen über kurz oder lang für Frust.
Damit ein „Es tut sich was“-Gefühl von Beteiligung eintritt, muss ein System (z. B. eine Prozessmanagement-Software) die Rädchen sichtbar machen, die sich im Hintergrund drehen:
Transparenz ersetzt zwar keine Entscheidung, aber sie sorgt dafür, dass diese nachvollziehbar wird. Das reduziert Widerstände oft wirkungsvoller als eine weitere Freigabestufe.
Ein lebendiges Managementsystem profitiert davon, dass Menschen sich einbringen. Prozesse werden hinterfragt, verbessert und an neue Anforderungen angepasst. Wissen wird geteilt, Erfahrungen fließen zurück ins System. Genau das macht kontinuierliche Verbesserung aus.
Wenn Freigabeketten aber darauf ausgelegt sind, Veränderungen zu vermeiden, entsteht ein ruhiges, jedoch lebloses System. Verbesserungen dauern ewig, die Beteiligung nimmt ab und das Managementsystem entfernt sich immer mehr vom Alltag. Und damit ist wirklich niemandem geholfen.
Wer Beteiligung will, muss Freigaben so gestalten, dass sie nicht zur Eintrittsbarriere werden.
Wer weniger Freigabestufen vorschlägt, stößt nicht selten auf das Totschlag-Argument: „Wenn wir das lockern, bricht Chaos aus!“ Die ehrliche Antwort darauf: Wenn in deiner Organisation durch weniger (nicht keine!) Freigaben ein Durcheinander entsteht, liegt das eigentliche Problem an anderer Stelle. Um dem auf den Grund zu gehen, hilft es, sich folgende Frage zu stellen:
Verhindern die zusätzlichen Freigabestufen tatsächlich Chaos oder verdecken sie es lediglich?
Denn weniger Freigaben erschaffen kein Chaos: Sie machen sichtbar, wo es schon vorher ruckelte. Sichtbarkeit ist der erste Schritt, um diese Unordnung aufzuräumen.
Wie sieht ein idealer Freigabeprozess aus? Und wie viele Stufen sind sinnvoll? Eine pauschale Antwort gibt es leider nicht. Aus unserer Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Organisationen hat sich jedoch ein Set-up bewährt: zwei Freigabestufen. Jede weitere Instanz erzeugt keine zusätzliche Qualität, sondern bloß Wartezeit.
Stufe 1: Inhaltliche Freigabe
Stufe 2: Formelle Freigabe
Zwei Freigabestufen – mehr braucht es in den meisten Fällen nicht. Schlank genug, um die Beteiligung nicht zu bremsen, und gleichzeitig robust genug, um regulatorische und normative Anforderungen einzuhalten.
Wenn du dir unsicher bist, ob deine Freigaben noch Qualität sichern oder bereits zur Bürokratie beitragen, hilft ein kurzer Realitätscheck.
Was davon trifft auf deine Organisation zu?
Wenn du hinter mehrere Punkte ein Häkchen setzen kannst, lohnt sich ein genauer Blick auf dein Freigabe-Set-up.
Ein gutes Managementsystem braucht Kontrolle.
Ein lebendiges Managementsystem braucht Beteiligung.
Die Kunst besteht darin, beides miteinander zu verbinden und Menschen dabei zu unterstützen, Prozesse gemeinsam zu verbessern.
Sign in to get in touch with Carsten directly.
We are happy to provide you with inspiring content, current events and news.
