In der einschlägigen Fachpresse ist beim Thema Managementsysteme fast immer nur die Rede von Qualitätsmanagern, Prozessmanagern und Geschäftsführern. Klar, alle diese Rollen und ihre Aufgaben sind extrem wichtig für ein Unternehmen. Aber Fakt ist auch, dass die große Mehrheit der Arbeitnehmer kein Geschäftsführer oder QMler ist, so wie auch ich. Und wenn ich ganz ehrlich bin, interessiere ich mich nicht besonders für die neueste Revision der ISO 9001 und das entsprechende Zertifikat. Dabei sind unsere Manager für ein funktionierendes Qualitäts- und Prozessmanagement inklusive erfolgreichem Audit auf die Mitarbeit jedes Einzelnen angewiesen. Also: Was springt eigentlich für alle anderen, die nicht direkt am Qualitäts- und Prozessmanagement beteiligt sind, dabei raus?
Für den Großteil der Angestellten liegt der große Mehrwert von Qualitäts- und Prozessmanagement im Managementsystem – wenn es denn ordentlich gepflegt ist. Für mich ist darum das Interaktive Managementsystem die Königin unter den Managementsystemen. Eben, weil es hier primär nicht um das nächste Zertifikat geht. In diesen Systemen steht ganz einfach der aktive Austausch zwischen allen Menschen in einem Unternehmen im Fokus, das Zertifikat ist nur ein netter Nebeneffekt.
Die meisten von euch kennen das: Zu Beginn des Arbeitstags startet man erst einmal den PC. Dann öffnet man fast wie automatisch Teams, Outlook und Co – und in meinem Fall eben den Browser, um mich im Interaktiven Managementsystem anzumelden. Hier warten meist schon neue Benachrichtigungen auf mich, die mich über Änderungen im Managementsystem, neue Aufgaben oder fällige Freigaben informieren. Auf meiner persönlichen Seite checke ich anschließend, welche Aufgaben als nächstes anstehen: Das Ampelsystem zeigt mir dabei die Priorität des jeweiligen To-dos an. Oft finde ich die passende Prozessbeschreibung oder Arbeitsanweisung für den anstehenden Arbeitstag schon in meinen gespeicherten Favoriten, andernfalls werde ich über die Suchfunktion fündig.
Die Prozessbeschreibungen im Interaktiven Managementsystem sind aufgebaut wie ein Kochrezept, angereichert mit Bild- und Videomaterial und Schnittstellen zu anderen Systemen. Schritt für Schritt erklären sie, was genau zu tun und zu beachten ist. Stellt euch das vor, wie einen sehr umfangreichen Spickzettel, der euch bei all euren täglichen Aufgaben unterstützt. Bemerke ich beim Ausführen, dass ein Schritt in der Prozessbeschreibung nicht mehr aktuell ist oder finde ich einen besseren Weg, passe ich den Prozess einfach direkt an und bitte den Prozessverantwortlichen über einen automatischen Workflow um Freigabe. Diese Möglichkeit haben alle unsere Teammitglieder, wodurch unsere Prozesse immer aktuell bleiben – im Arbeitsalltag ist das Gold wert!
Aufgabe erledigt? Dann schließe ich sie und informiere damit automatisch alle beteiligten Kollegen darüber. Ich brauche noch Input von einem Kollegen oder habe eine neue Idee? Dann erstelle ich einfach eine entsprechende Aufgabe oder Info im Managementsystem.
In vielen Unternehmen ist die Erkenntnis leider noch nicht angekommen:
Wer aktiv mitentscheiden, eigene Impulse einbringen und auch Informationen anderer Teams transparent einsehen darf, identifiziert sich viel mehr mit den Vorgaben im Unternehmen, ist motivierter und arbeitet dadurch effizienter. Auch die teamübergreifende Zusammenarbeit funktioniert auf diese Weise besonders gut.
Diese Effekte sind bei Modell Aachen deutlich spürbar. Es macht einfach Spaß, bei uns zu arbeiten. Und das liegt neben dem tollen Team an unserem Interaktiven Managementsystem und der dadurch entstehenden Transparenz im Unternehmen.
Besonders bei Abläufen, die ich nicht jeden Tag durchlaufe, bin ich dankbar für unsere Prozessbeschreibungen. Und ganz ehrlich: Es ist mir ein Rätsel, warum nicht alle Unternehmen längst ein Interaktives Managementsystem eingeführt haben und mit dem gesamten Team an einem Strang ziehen. Denn solch ein System entlastet Qualitätsmanager und Prozessmanager ungemein – und ist auch für alle anderen Mitarbeiter eine unbezahlbare Hilfe.
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Seit 2009 steht die Modell Aachen GmbH für Interaktive Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie. Mit Software und Managementberatung begleiten wir unsere Kunden auf dem Weg zu prozessorientierter Unternehmensführung sowie leichtgewichtigem Wissensmanagement. Mit unserem Modell Aachen Insights Blog teilen wir unser Wissen rund um die Themen Interaktive Managementsysteme, Prozessmanagement und Qualitätsmanagement mit euch.
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