Interaktive Managementsysteme – Erfolgsstrategie für Qualitäts- und Sales Manager

Was macht Qualitäts- und Prozessmanager zu schaffen?

Prozessdokumente sind oft so komplex, dass sie im Regal verstauben. Viele Mitarbeiter empfinden sie als schwer umsetzbar oder haben Schwierigkeiten, die detaillierten Prozesspläne zu verstehen.  Was wirklich gebraucht wird, sind einfachere, verständliche Anleitungen, die sich in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Kurz gesagt: Prozesse sollten so gestaltet sein, dass jeder sie leicht verstehen und anwenden kann.  

Leider haben Prozess- und Qualitätsmanager oft nicht die wichtigen Informationen und das Feedback, das sie von ihren Kollegen bräuchten, um die Prozesse wirklich alltagsrelevant gestalten zu können.

Wie sieht's im Vertrieb aus?

Auch hier gibt’s Knackpunkte. Während einige Top-Verkäufer glänzen, kommen andere nicht so recht hinterher – weil der Austausch von Erfolgsrezepten einfach nicht klappt. Und warum teilen die Top-Performer ihr Wissen nicht? Oft fehlt es an Zeit und Anreizen. Viele sehen Prozesse als ein einengendes Korsett, das ihre Flexibilität einschränkt. Gerade wenn es darum geht, schnell und individuell auf Kundenwünsche zu reagieren, erscheinen starre Abläufe oft als hinderlich. Ich nenne Vertrieb selbst oft den natürlichen Feind der Prozessdokumentation.

Dabei können gut durchdachte Prozesse genau das Gegenteil bewirken: Sie können als „Möglichmacher“ wirken und dem Vertrieb Vertrauen und Sicherheit bieten, um ihren Kunden passgenaue Lösungen anzubieten.

Wenn Prozesse so gestaltet sind, dass sie den Alltag der Vertriebsmitarbeiter erleichtern und deren Arbeit unterstützen, gewinnen sie nicht nur an Akzeptanz, sondern auch an Wertschätzung.  Ein Team, das bereit ist, Wissen zu teilen, kann enorm profitieren.

Vorteile neuer Technologien

Hier kommen innovative Tools wie gong.io, kickscale oder tl;dv.io ins Spiel. Sie nutzen Künstliche Intelligenz, um wertvolle Informationen aus Kundengesprächen zu ziehen: Eine Zusammenfassung des  Gesprächs und direkte Folge-Mails sind vorbereitet. Auch für die Prozessoptimierung sind sie nützlich: Sie können Fragen, die in Gesprächen gestellt wurden, sowie die Behandlung von Einwänden analysieren. Die KI gleicht Best Practices aus dem Kundengespräch mit bestehenden Prozessen ab und schlägt bei neuen Erkenntnissen konkrete Änderungen vor. So verbessern sich Prozesse kontinuierlich. Dies reduziert den manuellen Aufwand bei der Aktualisierung von Prozessen und integriert den Wissenstransfer direkt im Team. Dadurch erhalten alle Vertriebsteams Zugang zu Best Practices und können deren Vorteile ohne zusätzlichen Aufwand nutzen.

Beide Abteilungen profitieren:

Qualitätsmanager bekommen aus dem Alltag direktes Feedback für neue Erkenntnisse und Best Practice aus dem Vertrieb. Anstatt die Kollegen um Feedback zu bitten und darauf lange zu warten, gleicht die KI die Prozesse direkt mit dem realen Prozessvorgehen ab und ergänzt die alltagsrelevanten Informationen.  

Gleichzeitig haben die Vertriebsmitarbeiter ein maßgeschneidertes Sales-Playbook, das ihnen im Alltag direkt die Hilfe der Top-Performer zur Verfügung stellt. Dabei steht den Vertriebsmitarbeitern dieses Wissen, ohne selbst die Prozesse zu aktualisieren, direkt zur Verfügung.  

Der Prozess als Partner im Vertrieb

Stelle dir vor, aus dem oft unpopulären Qualitätsmanagement wird ein echter Partner für den Vertrieb. Durch den Einsatz moderner Technologien und den gezielten Austausch von Wissen wird dieser Gedanke Realität. Vertriebsmitarbeiter erkennen den Mehrwert von Prozessen, weil diese direkt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die ständige Anpassung und Verbesserung der Abläufe, basierend auf echten Kundengesprächen, macht die Prozesse für alle greifbar und relevant. So wird der Vertrieb, mit seinen speziellen Anforderungen, nicht mehr als ewiger Gegner, sondern als wertvoller Freund der Prozessoptimierung angesehen.  

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