Unbekannt, aber effektiv! Was steckt hinter der Prozessstrukturmatrix?

So erstellst du eine Prozessstrukturmatrix

Mir ist die PSM 2006 im Umfeld der RWTH Aachen zum ersten Mal begegnet, ihr genauer Ursprung ist allerdings nicht bekannt. Dennoch sorgt die Matrix regelmäßig für Begeisterung, wenn ich sie vorstelle. Denn mit ihrer Hilfe visualisierst du die einzelnen Prozessschritte und die Informationsflüsse zwischen ihnen. Genau dort liegen meist die Schwachstellen, weil Informationen fehlen, falsch oder veraltet sind.

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Schritt 1: Prozessschritte festlegen

• Wähle eine Prozesskette mit klarem Start- und Endpunkt.
• Trage die einzelnen Prozessschritte auf der Diagonalen von links oben nach rechts unten ein.

Schritt 2: Informationsflüsse dokumentieren

• Ergänze oberhalb der Diagonalen die vorwärtsgerichteten Informationsflüsse. Welche Information fließt von Schritt A zu Schritt B?
• Ergänze unterhalb der Diagonalen die rückkoppelnden Informationsflüsse. Welche Information fließt von Schritt B zurück zu Schritt A?

Schritt 3: Externe Inputs und Outputs ergänzen

• Sammle in der Kopfzeile externe Inputs wie Vorgaben, Vorlagen oder Datenquellen, die außerhalb der Prozesskette entstehen.
• Sammle in der letzten Spalte die relevanten Outputs für andere Prozesse.

Schritt 4: Verantwortung sichtbar machen

• Markiere jeden Verantwortungsübergang zwischen Rollen in der jeweiligen Zeile.  
• Bündle Verantwortung möglichst lange bei einer Rolle, um Übergänge gezielt zu reduzieren und ein “Verantwortungszickzack” zu vermeiden.

Schritt 5: Systembrüche erkennen

• Liste im rechten Bereich die IT-Systeme, die je Prozessschritt genutzt werden.
• Minimiere Systemwechsel oder baue – soweit wirtschaftlich – saubere Schnittstellen, die Informationen automatisiert übertragen.

Schritt 6: Zeiten ergänzen

• Im unteren Bereich erfasst du pro Schritt
  
  • die Nettozeit, also die reine Bearbeitungszeit des jeweiligen Prozessschrittes.
  • die Bruttozeit, also die Zeit vom Start eines Schritts bis zum Start des nächsten Schritts.
• Mit der Differenz berechnest du Warte- und Liegezeiten, die deine Durchlaufzeit unnötig erhöhen.

Schritt 7: Kosten pro Durchlauf schätzen

• Berechne aus Personal- (Stundensatz × Zeit), Material- und Energiekosten die Prozesskosten je Durchlauf und ergänze sie im linken Bereich der Matrix.
• Fallen einzelne Schritte nicht in jedem Durchlauf an, arbeitest du mit Wahrscheinlichkeiten.
• Wiederhole die Berechnung regelmäßig, um Veränderungen zu messen.

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Die 6 Ursachen für Prozessprobleme und wie du sie mit der PSM identifizierst

Es ist spannend zu sehen, dass sich alle Probleme mit Prozessen im Grunde auf 6 Ursachen zurückführen lassen. Die meisten davon kannst du mit der PSM identifizieren und gezielt optimieren.
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1. Du kennst die Erwartungen deines internen Kunden nicht.

Gerade in größeren Organisationen entstehen in Prozessen viele Informationen. Jedoch wird selten regelmäßig geprüft, wer sie in welcher Form tatsächlich benötigt. Dadurch entsteht häufig Blindleistung oder dir entgeht, dass dein interner Kunde die Infos in anderer Form viel besser verarbeiten könnte.

→ Solche Probleme erkennst du in der waagerechten Zeile rechts und links des betrachteten Prozessschrittes.
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2. Dein interner Lieferant liefert falsch oder unvollständig.

Häufig sind Prozesse ineffizient oder funktionieren nicht richtig, weil die Ergebnisse aus vorherigen Schritten sich nicht direkt weiterverarbeiten lassen.

→ Schwachstellen dieser Art erkennst du in der Vertikalen oberhalb und unterhalb des betrachteten Prozessschrittes.
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3. Das Handwerkszeug stimmt nicht.

Oft fehlt in Unternehmen die geeignete Infrastruktur, um einen Prozess effizient und wirksam durchzuführen.

→ Hier spielt die IT im rechten Bereich eine immer größere Rolle: Systembrüche und Medienwechsel visualisiert die PSM übersichtlich.
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4. Der Mitarbeitende darf nicht.

Der Mitarbeitende möchte zielorientiert handeln, ist aber nicht dazu befugt? Dann gibt es ein Problem mit seiner Rolle.

→ Dieses Problem erkennst du an häufigen Rollenwechseln und unklarer Verantwortung in der oberen Sicht.
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5. Der Mitarbeitende will nicht.

Es kommt immer mal wieder vor, dass ein Mitarbeitender demotiviert ist und Prozesse dadurch verlangsamt.

→ Das zeigt die PSM kaum, weil Motivation nicht in der Struktur steht.
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6. Der Mitarbeitende kann nicht.

Mit diesem Aspekt ist nicht gemeint, dass dem Mitarbeiter das Handwerkszeug fehlt, sondern schlichtweg die Fähigkeit.

→ Auch hier ist die PSM wenig aufschlussreich, weil Kompetenzlücken andere Analysen brauchen.

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Starkes Gedankenmodell, um Prozesse systematisch zu hinterfragen

Die Prozesstrukturmatrix ist kein Wundermittel, das automatisch all eure Probleme löst. Aber: Sie strukturiert und systematisiert die wesentlichen Herausforderungen im Prozessmanagement und lässt dich deren Ursachen schnell und einfach erkennen. Dabei musst du die Methode nicht einmal immer explizit anwenden – sie leistet auch als Gedankenmodell im Hinterkopf gute Dienste für dein Prozessmanagement.

Also lade dir die Excel-Vorlage für die PSM herunter und übe die Anwendung, bis du ihre Denkmuster sicher in deiner täglichen Arbeit anwendest. Viel Erfolg bei der Prozessoptimierung!