Der Qualitätskompass: Erreichen, vermeiden, bewahren – Ziele richtig denken

Vollständiges Transkript

Herzlich willkommen bei einer neuen Folge des Qualitätskompass. Ich bin Regina und normalerweise findet ihr mich eher auf LinkedIn, heute aber wieder hier in diesem Format. In den nächsten Minuten schauen wir uns ein Workshop Format an, das bei unseren Kundinnen und Kunden oft den Unterschied macht zwischen "Wir reden mal über Ziele" und "wir bekommen wirklich Rückenwind für unsere Transformation". Nämlich: Zielworkshops.

Vielleicht kennst du Es gibt ein QM Projekt, vielleicht sogar die Einführung eines interaktiven Managementsystems. Alle sagen "ja wichtig, machen wir" aber so richtig klar ist nicht wofür genau. Und ein paar Monate später fühlt sich alles eher nach zusätzlicher Arbeit an als nach Entlastung.

Genau an der Stelle kommen Zielworkshops ins Spiel. Kurz vorab: was ist ein Zielworkshop für mich? Es ist nicht einfach ein Meeting, in dem ein paar Buzzwords gesammelt werden, die dann in einer PowerPoint verschwinden. Ein guter Zielworkshop schafft drei Dinge: Erstens Klarheit, was ihr wirklich mit dem Managementsystem erreichen wollt. Zweitens: Ein gemeinsames Bild, das von Geschäftsführung und Führungskräften getragen wird und drittens, eine Basis, auf der du später Entscheidungen begründen kannst, zum Beispiel, warum ihr Prozesse ändert oder Verantwortlichkeiten verschiebt.

Und jetzt kommt der Kern: Wir arbeiten in solchen Zielworkshops immer mit drei Zielarten: Erreichungszielen, Vermeidungszielen und Bewahrungszielen. Ich gehe da einmal mit dir durch. Erstens: Erreichengsziele.

Wo soll die Reise hingehen? Erreichungsziele sind das, was wir klassischerweise unter Zielen verstehen. Was wollt ihr mit dem Managementsystem konkret besser machen? Typische Fragen in dieser Phase sind zum Beispiel: Welche Rolle soll das Management System künftig spielen? Wie kann Q.wiki euren Alltag verbessern? Für wen schreiben wir die Dokumentation eigentlich?

Wer ist der Adressat? Wichtig ist, Q.wiki einführen ist kein Ziel. Das ist ein Mittel zum Zweck. Ein gutes Erreichungsziel wäre eher so etwas wie: Wir wollen Suchzeiten für Informationen reduzieren. Wir wollen Prozessredundanzen reduzieren, also Ziele, die einfach kommunizierbar sind, unternehmensspezifisch formuliert sind und im Idealfall auch messbar sind.

Zweitens: Vermeidungsziele. Was darf auf keinen Fall passieren? In Veränderungsprojekten gibt es immer auch die andere Seite. Dinge, vor denen Menschen Angst haben oder die schon mal schiefgelaufen sind. Vermeidungsziele benennen genau das: Was wollen wir unbedingt verhindern? Da sprechen wir im Zielworkshop sehr offen über typische Probleme.  Zum Beispiel: Kollateralschäden, wie Produktivitätseinbussen oder schlechte Stimmung im Team, Veränderungsängste oder das Gefühl das ist jetzt zu viel auf einmal. Den zusätzlichen Aufwand, der in der Einführungsphase auch entsteht.

Wir fragen ganz konkret: Welche Hürden seht ihr? Welche negativen Erfahrungen habt ihr vielleicht schon mit Softwareeinführungen gemacht? Warum ist das so wichtig? Wenn diese Sorgen unausgesprochen bleiben, bremsen sie dein Projekt im Hintergrund aus. Wenn sie als Vermeidungsziele offen formuliert sind, kannst du sie aktiv adressieren, zum Beispiel indem du deinen Einführungsplan anpasst oder Kommunikationsmaßnahmen gezielt darauf ausrichtest.

Drittens: Bewahrungsziele. Was läuft heute schon so gut, dass wir es nicht kaputt machen dürfen? Der dritte Block wird oft vergessen, ist aber gerade im QM extrem wichtig. Bewahrungsziele halten fest, was heute schon gut funktioniert und durch das neue System nicht gefährdet werden soll. Das können zum Beispiel Dinge sein wie gut gelebte Verantwortlichkeiten in einzelnen Bereichen, funktionierende Abstimmungswege oder pragmatische Lösungen, mit denen alle schon zufrieden sind. Die Botschaft dahinter: Wir führen ein neues Managementsystem nicht ein, um alles Bisherige in Frage zu stellen.

Wir wollen verbessern, ohne das Gute zu zerstören. Für die Akzeptanz im Unternehmen ist das ein riesiger Hebel. Menschen wollen nicht das Gefühl haben, dass ihre bisherige Arbeit entwertet wird. Wie läuft das im Zielworkshop konkret ab? Im Workshop gehen wir in etwa so vor.

Erstens: Ausgangslage und Schmerzpunkte anschauen. Wo drückt heute der Schuh? Wie laufen Entscheidungen aktuell ins Managementsystem hinein? Wie werden Prozessänderungen abgestimmt und kommuniziert? Funktioniert das oder eher nicht?

Wichtig: Dabei wertschätzen wir bewusst, was schon da ist. Irgendjemand hat viel Zeit und Liebe in das alte System gesteckt.

Zweitens: Notwendigkeit der Transformation klarmachen. Warum braucht ihr ein Interaktives Managementsystem? Geht es nur um die Zertifizierung oder darum, Entscheidungen schneller in gelebte Prozesse zu übersetzen? Drittens: Dann die drei Zielarten erarbeiten. Erreichungsziele: Was soll konkret besser werden?

Welche Rolle soll das Managementsystem künftig spielen? Vermeidungsziele?: Was sind eure größten Befürchtungen? Wo seht ihr Risiken und Hürden? Bewahrungsziele: Was darf auf keinen Fall kaputt gehen, weil es heute schon gut läuft?

Viertens: Ziele emotional erstrebenswert und griffig formulieren. In unseren Projekten arbeiten wir hier oft visuell zum Beispiel mit einem Miroboard und beziehen, wenn möglich, die Geschäftsführung direkt mit ein oder lassen die erarbeiteten Ziele im Nachgang von ihnen validieren. Der Anspruch ist: Die Ziele sollten so formuliert sein, dass sie emotional anschlussfähig sind, erstrebenswert wirken und im Alltag greifbar bleiben. Also keine Buzzword Sammlungen. Was bringt dir das in deiner Rolle im QM?

Aus meiner Sicht gleich mehrere Dinge. Du bekommst eine viel klarere Argumentationsbasis. Du kannst später sagen: Wir haben gemeinsam beschlossen, dass wir X erreichen, Y vermeiden und Z bewahren wollen. Lass uns unsere Entscheidungen daran ausrichten. Du kommst raus aus der rein operativen Rolle des Schreiberlings und hinein in eine gestaltende Rolle, die aktiv Unternehmensziele mitformuliert. Und du schaffst dir Verbündete.

Wenn die Geschäftsführung ihre eigenen Erreichungs- Vermeidungs- und Bewahrungsziele im Zielbild wiederfindet, wird sie dich bei der Umsetzung ganz anders unterstützen. Wenn du jetzt denkst: so einen strukturierten Zielworkshop mit diesen drei Zielarten bräuchten wir eigentlich auch mal. Dann wäre mein Impuls: Sprich mit deiner Geschäftsführung oder einer Schlüsselführungskraft darüber, dass ihr vor der nächsten QM oder Systeminitiative nicht einfach loslauft, sondern zuerst genau solche Ziele erarbeitet. Sammle schon im Vorfeld Beispiele für Erreichungs- Vermeidungs- und Bewahrungsziele aus eurem Alltag und überleg dir, ob du dir für die Moderation Unterstützung holst. Gerade wenn es um heikle Vermeidungsziele geht, kann eine neutrale Moderation enorm helfen.

Meine Kolleginnen und Kollegen arbeiten gern mit Vorlagen, Folien und Beispielen aus verschiedenen Projekten. Das hilft enorm, um einen Zielworkshop strukturiert, aber trotzdem locker und dialogorientiert zu gestalten. Wenn du auf dem Weg zur Einführung deines neuen Systems Unterstützung brauchst, schreib uns gern an. Ich bin gespannt. Hast du schon mal einen Zielworkshop erlebt und wenn ja, wie war das?

Schreib mir gern dein Feedback zu dieser Folge. Bis zum nächsten Mal im Qualitätskompass.