Keine Frage: Ein Managementsystem über mehrere Standorte hinweg zu etablieren, ist keine leichte Aufgabe. Und trotzdem lohnt sich eine standortübergreifende Prozessdokumentation in einer gemeinsamen Software, um sich die Pflege mehrerer – möglicherweise redundanter – Systeme zu sparen und effizienter zusammenzuarbeiten. Frage ist in diesem Zusammenhang jedoch das richtige Stichwort. Denn es gibt mindestens 5 davon, die ihr euch stellen solltet, wenn ihr ein standortübergreifendes Managementsystem in eurem Unternehmen auf- oder ausbauen wollt!
Das richtige Stichwort lautet hier Prozesslandkarte. Führt euch also zunächst euer Geschäftsmodell vor Augen und überlegt euch, wie ihr eure Prozesslandkarte am besten in Kernprozesse, unterstützende Prozesse und Führungsprozesse unterteilt. Die Herausforderung hierbei ist es, dass die verschiedenen Standorte meist unterschiedliche Prozesslandkarten haben. Schließlich hat ein reiner Produktionsstandort meist andere Prozesse als das Headquarter. Die Lösung: Eine individuelle Prozesslandkarte für jeden Standort, die auf übergeordneter Ebene die allgemeingültigen Arbeitsabläufe und Vorgaben der Zentrale enthält.
Lest für mehr Details dazu auch den Artikel Prozesslandkarten in Konzernstrukturen – auf die Perspektive kommt‘s an.
Überlegt euch, welche globalen Strukturen und Prozesse für alle gelten und welche lokalen Prozesse jeder einzelne Standort hat. Schließlich möchtet ihr sicherstellen, dass standortübergreifendes (Prozess-)Wissen für alle verfügbar ist. So spart ihr euch die Pflege mehrerer Systeme und etabliert Best Practices schneller im gesamten Konzern.
Hier müsst ihr vorweg noch ein paar organisatorische Fragen beantworten: Wer ist für die allgemeingültigen Prozesse verantwortlich, wie überprüft ihr die Prozesstreue und wer ist für die Prozessoptimierung zuständig? Ist all das geklärt, bietet sich ein Interaktives Managementsystem an, um allgemeingültige Vorgaben an alle Standorte zu kommunizieren und die guten Erfahrungswerte und Änderungsvorschläge einzelner Mitarbeiter an den jeweiligen Prozessverantwortlichen zurückzuspielen.
Schaut euch dazu gerne die erste Folge von Carsten’s Corner Interaktive Managementsysteme – eine Revolution an.
Stellen wir uns einmal vor, wir haben einen Prozess, der konzernweiten Vorgaben folgen muss, aber gleichzeitig lokale Besonderheiten hat. Dieser spezielle Fall betrifft beispielsweise Personalprozesse, die je nach Land und Standort oft unterschiedlich ausfallen. Hier solltet ihr euch Gedanken dazu machen, wer welche Informationen sehen darf – und sensible Prozesse über ein geeignetes Rechtemanagement schützen.
Der größte Erfolgsfaktor eines standortübergreifenden Managementsystems ist gleichzeitig auch der größte Stolperstein. Die Rede ist von der Kommunikation! Wann soll wer wie über Neuerungen im System informiert werden, und wer gibt diese dann frei? All das regelt ihr am besten über einen Freigabeworkflow, den ihr nach euren individuellen Anforderungen definiert.
Ihr habt alle Fragen beantwortet? Glückwunsch, dann könnt ihr jetzt damit loslegen, euer standortübergreifendes Managementsystem aufzubauen – und damit die konzernweite Zusammenarbeit zu optimieren und gemeinsame Best Practices zu etablieren.
Möchtet ihr mehr darüber erfahren, wie standortübergreifende Managementsysteme in der Praxis funktionieren? Schaut euch an, wie die Glas Trösch Holding AG ein Managementsystem an 43 Standorten erfolgreich aufgebaut hat.
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